Sử dụng biểu mẫu quản lý rủi ro (Risk Register Template) giúp thêm cấu trúc và tính nhất quán cho quy trình quản lý rủi ro dự án. Biểu mẫu này là một tài liệu sẵn có, nhắm mục tiêu vào từng rủi ro riêng lẻ trước khi nó xảy ra. Cả PMBOK và Prince2 đều khẳng định rằng risk register template là một thành phần quan trọng của bất kỳ dự án thành công nào. Ngoài ra, bạn có thể xem xét lại các rủi ro vào cuối mỗi giai đoạn của vòng đời dự án và đánh giá mức độ xử lý từng rủi ro hoặc cách các biện pháp khắc phục được đề xuất hỗ trợ trong việc kiểm soát rủi ro cụ thể.
Bạn nên kết hợp risk register ngay từ giai đoạn đầu của quy trình lập kế hoạch dự án. Khi được cập nhật thường xuyên và chia sẻ với các thành viên trong nhóm, risk register đóng vai trò như một công cụ hữu ích để quản lý và giảm thiểu rủi ro liên quan đến bất kỳ dự án nào.
Ngoài ra, sử dụng risk register trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh có thể giúp bạn thực hiện những việc sau:
- Cung cấp tài liệu về các chiến lược quản lý rủi ro
- Xếp hạng tất cả các rủi ro tiềm ẩn
- Đảm bảo giao tiếp với các bên liên quan chính và ban quản lý cấp cao, nếu rủi ro xảy ra
- Xác định các hành động giảm thiểu cần thiết để giải quyết rủi ro hoặc tác động của nó
- Dự báo và chuẩn bị chiến lược cho các rủi ro không thể tránh khỏi
- Cảnh báo các rủi ro chưa được xác định thông qua giao tiếp cởi mở và đóng góp từ các thành viên trong nhóm
- Khởi xướng các hành động để giảm xác suất và tác động tiềm ẩn
Mặc dù risk register template cực kỳ hữu ích cho chủ sở hữu dự án khi họ làm việc để xác định và chống lại rủi ro, nhưng vẫn có một số nhược điểm trong việc lập kế hoạch trước cho rủi ro một cách tỉ mỉ. Đôi khi, làm như vậy có thể dẫn đến việc ra quyết định theo nghi thức và tạo ra ảo tưởng sai lầm về việc kiểm soát các tình huống. Tuy nhiên, không phải tất cả các rủi ro đều có thể lường trước được, điều này có thể dẫn đến sai lầm về tính cụ thể trong kế hoạch dự án. Hãy giữ một tư duy cởi mở để đảm bảo những nhược điểm này không ảnh hưởng đến dự án của bạn, ngay cả khi bạn bắt đầu xác định và giải quyết rủi ro trước khi chúng phát sinh.
