Sổ ghi chép tiền mặt, hay còn gọi là nhật ký chi tiền mặt, là nơi bạn ghi lại tất cả các giao dịch séc và tiền mặt của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Doanh nghiệp sử dụng sổ ghi chép tiền mặt để tính toán số dư hiện tại của tài khoản séc.
Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của doanh nghiệp, bạn có thể có một sổ ghi chép tiền mặt riêng cho mỗi tài khoản séc (ví dụ: sổ ghi chép tiền lương và sổ ghi chép tài khoản hoạt động).
Nhật ký chi tiền mặt thường có các cột giúp bạn sắp xếp và phân tích thông tin giao dịch. Thông thường, một sổ ghi chép tiền mặt bao gồm các phần sau:
- Ngày giao dịch
- Số séc hoặc danh mục (ví dụ: hóa đơn tiền điện)
- Mô tả hoặc ghi chú
- Ghi nợ và ghi có liên quan đến giao dịch
- Số dư tài khoản
Sổ ghi chép tiền mặt là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của bạn. Sổ ghi chép này cho biết loại hình mua hàng nào mà doanh nghiệp của bạn thực hiện và có thể giúp bạn điều chỉnh chi tiêu nếu cần.
Không giống như sao kê ngân hàng trực tuyến, sổ ghi chép tiền mặt cung cấp cho bạn bản ghi thời gian thực về số dư tài khoản ngân hàng và số tiền bạn có sẵn để chi tiêu.
Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng sổ ghi chép tiền mặt tại doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nó có thể giúp bạn:
- Tránh chi tiêu quá mức
- Lập ngân sách tốt hơn
- Giữ cho các giao dịch của bạn được sắp xếp và cập nhật
- Xem số dư chính xác
- Theo dõi số tiền bạn đang chi tiêu
- Tìm lỗi (ví dụ: séc bị thiếu)
- Đối chiếu sao kê ngân hàng
Là chủ doanh nghiệp, bạn cần biết cách hoàn thành sổ ghi chép tiền mặt. Ghi lại các giao dịch trong sổ ghi chép tiền mặt của bạn trước khi ghi lại các giao dịch kinh doanh của bạn trong sổ cái chung.
Cập nhật sổ ghi chép tiền mặt của bạn mỗi khi bạn chi tiêu tiền mặt hoặc viết séc để đảm bảo bạn có số dư chính xác.
Khi điền vào sổ ghi chép tiền mặt, bạn phải biết tất cả các chi tiết về giao dịch, bao gồm các thông tin như số tiền giao dịch, ngày giao dịch và mục đích của giao dịch.
Khoản tín dụng (tiền gửi) làm tăng nhật ký chi tiền mặt của bạn trong khi khoản ghi nợ (thanh toán) làm giảm nó.
Dưới đây là ví dụ về một trong các sổ ghi chép tiền mặt của doanh nghiệp bạn có thể trông như thế nào:
| Ngày | Mô tả | Số Séc | Ghi Nợ | Ghi Có | Số Dư |
|---|---|---|---|---|---|
| 8/1/2020 | $5,000 | $5,000 | |||
| 8/7/2020 | Chi phí văn phòng | 123 | $200 | $4,800 | |
| 8/20/2020 | Hóa đơn tiền điện | $150 | $4,650 | ||
| 8/25/2020 | Tiền gửi mặt | $500 | $5,150 | ||
| 8/28/2020 | Thu nhập bán hàng | $250 | $5,400 | ||
| 8/31/2020 | Mua vật tư | 124 | $100 | $5,300 |
Như bạn có thể thấy, bạn bắt đầu đầu tháng với số dư là 5.000 đô la. Sau khi tính toán thu nhập và chi phí trong sổ ghi chép tiền mặt của bạn, bạn có 5.300 đô la vào cuối tháng. Giả sử bạn có kỳ kế toán hàng tháng, số dư 5.300 đô la sẽ trở thành số dư bắt đầu của bạn vào đầu tháng tiếp theo.
Là chủ doanh nghiệp, bạn có một vài lựa chọn khi ghi lại các giao dịch trong sổ ghi chép tiền mặt của mình. Bạn có thể:
- Ghi lại các giao dịch của bạn bằng tay trên giấy
- Sử dụng bảng tính
- Sử dụng phần mềm kế toán
Tự tạo sổ ghi chép tiền mặt bằng bút chì và giấy là một lựa chọn tốt nếu bạn muốn tiết kiệm tiền. Tuy nhiên, nó có thể tốn thời gian và có thể xảy ra lỗi.
Bảng tính là một bước tiến so với sổ ghi chép tiền mặt thủ công. Nó vẫn yêu cầu bạn tự nhập số. Tuy nhiên, tùy thuộc vào loại bảng tính của bạn, bạn có thể thiết lập các công thức để thực hiện các phép tính số dư cho bạn (ví dụ: số dư đầu kỳ, hiện tại và cuối kỳ).
Phần mềm kế toán cơ bản có thể giúp sắp xếp các giao dịch trong sổ ghi chép tiền mặt của bạn. Phần mềm có thể giúp bạn cập nhật số dư hiện tại và cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh về các giao dịch của bạn trong kỳ. Tùy thuộc vào phần mềm, bạn thậm chí có thể thực hiện các việc như sắp xếp sổ ghi chép theo một ngày nhất định hoặc đính kèm tệp vào giao dịch (ví dụ: bản sao biên lai). Mặc dù tốn kém hơn các lựa chọn khác, nhưng phần mềm kế toán có thể giúp bạn tránh khỏi những sai sót trong sổ ghi chép tiền mặt và tiết kiệm thời gian.
Để sắp xếp sổ ghi chép tiền mặt của bạn, hãy cân nhắc việc mở tài khoản séc doanh nghiệp. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cho phép bạn tách biệt các giao dịch kinh doanh với chi phí cá nhân. Việc kết hợp các giao dịch cá nhân và kinh doanh có thể gây ra vấn đề với việc nộp thuế, báo cáo tài chính và lập ngân sách.
