Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình giao hàng bưu đăng ký (registered post) tại Ấn Độ, bao gồm việc thông báo cho người nhận, xử lý bưu phẩm không thể giao và các quy định liên quan. Thông tin này dựa trên hướng dẫn của Dịch vụ Bưu chính Ấn Độ để làm rõ quy trình cho tất cả các bên liên quan.
Quy Trình Thông Báo cho Người Nhận
Khi bưu phẩm đăng ký không thể giao trong lần đầu tiên, nhân viên bưu chính sẽ để lại thông báo cho người nhận.
- Trường hợp nhà đóng cửa: Thông báo sẽ được để lại tại địa chỉ.
- Trường hợp nhà mở nhưng người nhận vắng mặt: Thông báo sẽ được giao cho người nhà có mặt và yêu cầu ký nhận vào Sổ Thông Báo và Thông Báo Đã Giao (theo Quy tắc 162, Phần Vl, Tập l của Sổ Tay P&T). Nếu nhà đóng cửa, nhân viên bưu chính sẽ ghi chú vào sổ này.
Nhân viên bưu chính sẽ cố gắng giao lại bưu phẩm vào ngày làm việc tiếp theo. Người nhận có thể yêu cầu giao hàng vào một ngày cụ thể bằng cách thông báo cho bưu điện trước khi nhân viên bưu chính đi giao hàng. Mẫu thông báo đã được điều chỉnh để người nhận có thể chọn ngày giao hàng lại.
Nếu bưu phẩm không được nhận trong vòng sáu ngày kể từ ngày thông báo, nó sẽ bị trả lại với ghi chú “Không có người nhận”. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bưu phẩm có thể được trả lại trước sáu ngày (xem phần 3).
Ghi Chú Tiêu Chuẩn trên Bưu Phẩm Không Thể Giao
Bưu phẩm không thể giao sẽ được trả lại cho người gửi hoặc RLO (Return Letter Office) theo quy định. Lý do không giao hàng sẽ được ghi chú bằng một trong các ghi chú tiêu chuẩn sau:
- Từ chối: Người nhận từ chối nhận bưu phẩm.
- Không có người nhận: Không có người nhận bưu phẩm sau thời gian lưu giữ.
- Không biết: Địa chỉ người nhận không rõ ràng hoặc không tồn tại.
- Đã qua đời: Người nhận đã qua đời.
- Đã rời khỏi Ấn Độ: Người nhận đã rời khỏi Ấn Độ.
- Đã chuyển hướng: Bưu phẩm đã được chuyển hướng đến địa chỉ khác.
- Địa chỉ không đầy đủ: Địa chỉ người nhận không đầy đủ để giao hàng.
Các ghi chú trên sẽ được đóng dấu, không viết tay. Ghi chú được chọn sẽ được đánh dấu và xác nhận bằng chữ ký của nhân viên chịu trách nhiệm.
Bưu phẩm bị từ chối, người nhận đã qua đời, đã rời khỏi Ấn Độ mà không để lại hướng dẫn chuyển bưu phẩm, hoặc địa chỉ không đầy đủ sẽ được trả lại cho người gửi hoặc RLO ngay trong ngày. Nếu bất kỳ lý do nào ở trên được phát hiện sau khi đã gửi thông báo, bưu phẩm sẽ được trả lại ngay lập tức mà không cần lưu giữ theo thời gian quy định.
Bưu phẩm không thể giao vì các lý do khác như “Không có người nhận”, “Không biết” và “Đã rời đi” sẽ được trả lại cho người gửi hoặc RLO sau khi hết thời gian lưu giữ hoặc sau khi các nỗ lực tìm kiếm địa chỉ hoặc người nhận không thành công.
Ghi Nhận Nỗ Lực Giao Hàng
Phiếu giao hàng được tạo bởi Hệ thống Meghdoot Millennium sẽ ghi lại các thông tin sau:
- Giao hàng thành công: Chữ ký của người nhận hoặc người đại diện được ủy quyền.
- Lý do gửi thông báo: Ghi rõ lý do không thể giao hàng lần đầu.
- Lý do giao hàng không thành công: Ghi rõ lý do không thể giao hàng trong các lần tiếp theo.
- Kết quả của việc cố gắng giao lại: Ghi nhận kết quả sau khi đã gửi thông báo cho người nhận.
Ở các bưu điện đã được tin học hóa, việc ghi nhận giao hàng và không giao hàng sẽ được thực hiện trên Hệ thống Meghdoot Millennium. Ở các bưu điện chưa được tin học hóa, việc ghi nhận không giao hàng sẽ được thực hiện trên phiếu giao hàng.
Chuyển Hướng Bưu Phẩm
Khi bưu phẩm đăng ký cần được chuyển hướng, địa chỉ mới của người nhận phải được ghi trên phiếu giao hàng kèm theo ngày chuyển hướng và trên bưu phẩm. Ở các bưu điện đã được tin học hóa, việc ghi nhận chuyển hướng sẽ được thực hiện trên Hệ thống Meghdoot Millennium. Bưu phẩm sẽ được gửi đến địa chỉ mới ngay lập tức.
Giao Hàng tại Quầy
Mỗi bưu điện sẽ thông báo rõ ràng cho khách hàng về vị trí và thời gian hoạt động của quầy giao hàng, nơi người nhận hoặc người đại diện ủy quyền có thể đến nhận bưu phẩm. Bản Ghi Nhớ Phân Công Công Việc sẽ ghi rõ nhân viên bưu chính và giám sát viên chịu trách nhiệm cho việc giao hàng tại quầy.
(Xem chi tiết tại đây)
