Sổ đăng nhập tài liệu (accession register) là công cụ quản lý cơ bản được sử dụng trong thư viện để duy trì hồ sơ hệ thống về tất cả tài nguyên được thêm vào bộ sưu tập. Nó đóng vai trò như sổ nhật ký chính thức ghi lại mọi tài liệu mới, bao gồm sách, tạp chí, đa phương tiện và các tài liệu thư viện khác. Mỗi mục trong sổ được gán một số đăng nhập duy nhất, đảm bảo rằng mọi mục đều được tính toán và dễ dàng nhận dạng trong kho của thư viện.
Sổ đăng nhập tài liệu thường chứa các chi tiết cần thiết như tiêu đề, tác giả, nhà xuất bản, ngày mua lại, chi phí và nguồn gốc của tài liệu. Nó hoạt động như một bản ghi theo thứ tự thời gian, cung cấp lịch sử toàn diện về sự phát triển và quản lý tài nguyên của thư viện. Cho dù ở định dạng viết tay truyền thống hay hệ thống kỹ thuật số hiện đại, sổ đăng nhập tài liệu là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn và trách nhiệm giải trình của bộ sưu tập thư viện.
Sổ đăng nhập tài liệu thư viện
Quá trình đăng ký tài liệu mới vào sổ đăng nhập accession register giúp thư viện quản lý kho tài liệu một cách có hệ thống, đảm bảo mỗi tài liệu đều được ghi nhận và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Việc sử dụng số đăng nhập duy nhất cho mỗi mục trong sổ accession register giúp thư viện dễ dàng theo dõi và quản lý tài liệu.
Sổ đăng nhập tài liệu không chỉ là công cụ quản lý kho, mà còn quan trọng trong việc theo dõi tài nguyên, kiểm toán và trách nhiệm giải trình. Nó đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được ghi chép đúng cách, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định và truy xuất tài nguyên dễ dàng khi cần. Sổ đăng nhập tài liệu là xương sống của việc quản lý thư viện hiệu quả, phản ánh cam kết của thư viện đối với tổ chức, tính chính xác và dịch vụ xuất sắc. Thông qua việc ghi chép chi tiết về nguồn gốc, chi phí và ngày mua lại của từng tài liệu, sổ đăng nhập accession register đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của thư viện.
Sổ đăng nhập accession register của thư viện thường bao gồm các thành phần thiết yếu sau: số đăng nhập, ngày đăng nhập, tiêu đề tài liệu, tác giả/biên tập viên, nhà xuất bản, năm xuất bản, phiên bản, nguồn gốc tài liệu, chi phí, nhà cung cấp, ISBN/ISSN, chủ đề/số phân loại và ghi chú. Việc ghi lại đầy đủ thông tin trong sổ accession register cho phép thư viện kiểm soát hiệu quả việc sử dụng ngân sách và tuân thủ các chính sách mua sắm.
Việc duy trì sổ đăng nhập tài liệu là rất quan trọng đối với hoạt động của thư viện. Nó cung cấp bằng chứng về quyền sở hữu, hỗ trợ giải quyết tranh chấp, mất mát hoặc trộm cắp. Nó cũng giúp thư viện tuân thủ các quy định và chính sách liên quan đến việc quản lý tài sản công. Sổ đăng nhập còn hỗ trợ việc lập báo cáo, đánh giá xu hướng phát triển bộ sưu tập và lập kế hoạch mua lại trong tương lai. Tính minh bạch trong quản lý tài sản thư viện được củng cố nhờ sổ đăng nhập tài liệu, giúp xây dựng lòng tin với các bên liên quan và cộng đồng.
