يساعد استخدام نموذج سجل إدارة المخاطر على إضافة هيكلية واتساق لعملية إدارة مخاطر المشروع. يُعد هذا النموذج وثيقة جاهزة، تستهدف كل خطر على حدة قبل وقوعه. يؤكد كل من PMBOK و Prince2 على أن نموذج سجل المخاطر يُعد عنصرًا أساسيًا في أي مشروع ناجح. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك مراجعة المخاطر في نهاية كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع وتقييم مدى معالجة كل خطر أو كيفية دعم تدابير التخفيف المقترحة في السيطرة على مخاطر مُحددة.
يجب عليك دمج سجل المخاطر مُنذ المراحل الأولى من عملية تخطيط المشروع. عندما يتم تحديثه بانتظام ومشاركته مع أعضاء الفريق، يعمل سجل المخاطر كأداة فعّالة لإدارة وتقليل المخاطر المُرتبطة بأي مشروع.
بالإضافة إلى ذلك، يُمكن أن يساعدك استخدام سجل المخاطر في عملية تخطيط الأعمال على القيام بما يلي:
- توفير وثائق حول استراتيجيات إدارة المخاطر
- ترتيب جميع المخاطر المُحتملة حسب الأولوية
- ضمان التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والإدارة العُليا، في حالة وقوع المخاطر
- تحديد إجراءات التخفيف اللازمة لمعالجة الخطر أو تأثيره
- التنبؤ بالمخاطر التي لا يُمكن تجنبها وإعداد استراتيجية لها
- التنبيه إلى المخاطر غير المُحددة من خلال التواصل المفتوح ومساهمات أعضاء الفريق
- بدء الإجراءات اللازمة لتقليل احتمالية وتأثير المخاطر المُحتملة
على الرغم من أن نموذج سجل المخاطر مفيد للغاية لأصحاب المشاريع أثناء عملهم على تحديد ومواجهة المخاطر، إلا أن هناك بعض العيوب في التخطيط المُسبق للمخاطر بدقة. في بعض الأحيان، قد يؤدي القيام بذلك إلى اتخاذ القرارات بشكل روتيني وخلق وهم زائف بالسيطرة على المواقف. ومع ذلك، لا يُمكن التنبؤ بجميع المخاطر، مما قد يؤدي إلى أخطاء في دقة خطة المشروع. حافظ على عقلية منفتحة لضمان عدم تأثير هذه العيوب على مشروعك، حتى عندما تبدأ في تحديد ومعالجة المخاطر قبل حدوثها.
