يُلزم قانون ولاية نيويورك مُلاك المباني السكنية الخاضعة لتحديد الإيجار بتسجيل الشقق وتزويد كل مستأجر بنسخة من التسجيل الخاص بشقته. يشمل ذلك التسجيل الأولي والتسجيل السنوي لدى مكتب إدارة الإيجارات (ORA).
يجب تقديم التسجيل الأولي ورقياً لعام التسجيل الذي يخضع فيه المبنى لأول مرة لتحديد الإيجار. ينطبق هذا الشرط على جميع المباني، بما في ذلك تلك التي تخضع لتحديد الإيجار بسبب حصولها على مزايا ضريبية مخفضة مثل 421-A و/أو اتفاقية تنظيم مدينة نيويورك.
يجب أن يعكس التسجيل السنوي معلومات الشقة في الأول من أبريل من عام التسجيل، ويمكن تقديمه عبر الإنترنت من خلال نظام تسجيل الإيجار لمُلاك العقارات (ORRA). يجب على مُلاك العقارات الخاضعة لتحديد الإيجار تقديم تقرير تسجيل أولي إلى DHCR لكل شقة خاضعة لتحديد الإيجار بموجب قانون الإيجار في غضون تسعين (90) يوماً من تاريخ خضوع العقار لتحديد الإيجار.
يجب على مُلاك العقارات الخاضعة لتحديد الإيجار أيضاً تقديم تقرير تسجيل سنوي إلى DHCR لكل شقة خاضعة لتحديد الإيجار بموجب قانون الإيجار قبل 31 يوليو من عام التسجيل. يُعتبر التسجيل بعد الموعد النهائي المذكور أعلاه متأخراً. ينص قانون الإيجار على أن مُلاك العقارات الخاضعة لتحديد الإيجار سيدفعون غرامة قدرها خمسمائة دولار لكل شقة غير مسجلة عن كل شهر تأخير في التسجيل.
بالإضافة إلى ذلك، يُلزم القانون مُلاك العقارات السكنية في مدينة نيويورك بتسجيل مبانيهم (وليس كل شقة) سنوياً لدى إدارة الإسكان والحفاظ على المباني في مدينة نيويورك (HPD) إذا كان العقار السكني عبارة عن مساكن متعددة (3+ شقق سكنية) أو مساكن خاصة (1-2 شقق سكنية) لا يقيم فيها المالك أو عائلته المباشرة. قد يتم إصدار أمر وغرامات مدنية للمباني السكنية في مدينة نيويورك التي ليس لديها تسجيل عقاري ساري المفعول لدى HPD. لن يكون مُلاك المباني غير المسجلة مؤهلين لتأكيد المخالفات أو طلب إلغاء مخالفات القواعد أو رفع دعاوى قضائية لاستعادة ملكية العقار بسبب عدم دفع الإيجار.
