Máy tính tiền đã được phát minh vào cuối thế kỷ 19, với bằng sáng chế đầu tiên được cấp vào năm 1878 cho James Ritty, một chủ quán rượu từ Dayton, Ohio. Mẫu máy thương mại đầu tiên được đặt tên là “Ritty’s Incorruptible Cashier” và được vận hành bằng một tay quay để xoay bánh răng bên trong máy nhằm ghi lại doanh số bán hàng. Mục đích chính của những chiếc máy tính tiền đầu tiên là kiểm soát việc trộm cắp của nhân viên: do đó có chuông reo, cảnh báo chủ sở hữu rằng ngăn kéo đựng tiền đã được mở.
Ngày nay, máy tính tiền hiện đại đã mở rộng đáng kể vai trò của chúng trong kinh doanh. Chúng có thể quét và xử lý mã vạch UPC, theo dõi doanh số bán hàng và chương trình khuyến mãi, cho phép bạn cung cấp chương trình khách hàng thân thiết và tất nhiên, chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ. Một số thậm chí còn chấp nhận thanh toán di động qua điện thoại thông minh và đồng hồ.
Với những tiến bộ này, có rất nhiều sự lựa chọn giữa các loại máy tính tiền khác nhau. Dưới đây là những gì máy tính tiền ngày nay có thể làm và cách chọn loại phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hoặc điện tử, tối thiểu, ghi lại và xử lý các giao dịch bán hàng và tạo ra bằng chứng giao dịch (ví dụ: biên lai). Nhiều máy tính tiền cho doanh nghiệp nhỏ cũng bao gồm một ngăn kéo đựng tiền có khóa để lưu trữ tiền giấy và tiền xu.
Các chức năng nâng cao hơn của máy tính tiền bao gồm từ tổng doanh số bán hàng hàng ngày và số dư tiền mặt đến xuất dữ liệu bán hàng để cung cấp hệ thống kiểm kê và tự động tính toán tiền boa. Máy tính tiền hiện đại thường được gọi là hệ thống điểm bán hàng (POS).
Các tính năng cần thiết của máy tính tiền cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm: đăng ký bán hàng, xử lý thanh toán, in biên lai, lưu trữ tiền mặt và báo cáo. Máy tính tiền nên có khả năng tính toán tổng giá của mỗi mặt hàng được bán, cộng thuế bán hàng và cung cấp tổng số tiền phải trả để hoàn tất giao dịch. Nó cũng nên xử lý các loại thanh toán khác nhau, chẳng hạn như thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, thanh toán không tiếp xúc và thẻ quà tặng.
Có ba loại máy tính tiền chính cho doanh nghiệp nhỏ trên thị trường: máy tính tiền điện tử (ECR), hệ thống điểm bán hàng (POS) và hệ thống POS di động.
Máy tính tiền điện tử (ECR) là thiết bị để bàn đơn giản được sử dụng để thu tiền mặt và thanh toán bằng thẻ tín dụng, tính thuế, in biên lai và ghi lại doanh số bán hàng hàng ngày. Các mẫu ECR tiên tiến hơn có thể hỗ trợ đầu đọc mã vạch để bạn có thể tự động nhập thông tin giá cả.
Hệ thống điểm bán hàng (POS) là một hệ thống kỹ thuật số giúp bạn chấp nhận và theo dõi tiền mặt, thẻ hoặc thanh toán di động. Máy tính tiền POS có thể giúp theo dõi hàng tồn kho và thu thập thông tin khách hàng. Nó cũng có thể thực hiện các chức năng tài chính và kinh doanh như chuyển tiền đến ngân hàng của bạn, theo dõi dòng tiền, tạo báo cáo bán hàng, trực quan hóa dữ liệu khách hàng và quản lý nhân viên.
Hệ thống POS di động về cơ bản giống như hệ thống POS, nhưng được xây dựng để chấp nhận thanh toán và phục vụ khách hàng ở bất cứ đâu. Một số tùy chọn, như Chạm để Trả trên iPhone cho Shopify POS, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về phần cứng. Bạn có thể chấp nhận tất cả các khoản thanh toán bằng thẻ không tiếp xúc chỉ với iPhone của mình.
Khi lựa chọn máy tính tiền, hãy cân nhắc quy mô doanh nghiệp, loại hình kinh doanh, hình thức, chức năng, bảo mật, khả năng tích hợp và tương thích, chi phí và dễ sử dụng. Kích thước doanh nghiệp của bạn và dòng tiền của nó là những yếu tố quyết định chính cho loại máy tính tiền bạn cần.
Tám điều cần cân nhắc khi chọn máy tính tiền bao gồm: quy mô kinh doanh, loại hình kinh doanh, hình thức, chức năng, bảo mật, tích hợp và khả năng tương thích, chi phí và dễ sử dụng. Cân nhắc các yếu tố này có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp cho hoạt động của mình. Ví dụ, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp gốm sứ nhỏ với một tá sản phẩm, thì một máy tính tiền POS có các chức năng cơ bản để giúp bạn chấp nhận thanh toán trực tiếp, quản lý đơn đặt hàng và tạo hồ sơ khách hàng là đủ.
Một số máy tính tiền tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm: Shopify POS, Royal POS 1500, Square Register, Vend POS và Clover. Shopify POS là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp có cả cửa hàng truyền thống và cửa hàng thương mại điện tử. Nó linh hoạt, dễ thiết lập và giúp bạn quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp của mình ở một nơi — hàng tồn kho, khách hàng, bán hàng, sản phẩm, v.v.
Chi phí của máy tính tiền POS rất khác nhau. Có các tùy chọn miễn phí với các tính năng cơ bản và các tùy chọn có thể có giá vài trăm đô la mỗi tháng. Nói chung, các tính năng của hệ thống POS càng mạnh mẽ thì chi phí càng cao. Bạn cũng có thể phải trả phí xử lý cho mỗi giao dịch. Hệ thống POS nâng cao hơn có thể tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử như Shopify, Squarespace, Wix, Square, BigCommerce và WooCommerce, cũng như phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero — thậm chí cả ngân hàng và bộ xử lý thanh toán.
Việc theo dõi doanh số bán hàng là cần thiết cho tất cả các công ty cho mục đích báo cáo thuế và sử dụng máy tính tiền là một trong những cách tốt nhất để làm điều này. Các quy tắc cụ thể để sử dụng máy tính tiền cho doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào khu vực tài phán của bạn. Kiểm tra luật địa phương của bạn để tìm hiểu những gì được yêu cầu tại địa điểm của bạn. Có, nhưng không phải tất cả. Một số máy tính tiền cơ bản — bao gồm cả máy tính tiền điện tử — chỉ nhận tiền mặt và yêu cầu thiết bị bổ sung (và khả năng kết nối) để xử lý thanh toán bằng thẻ.
