Máy tính tiền truyền thống là một thiết bị bằng kim loại (còn được gọi là máy tính tiền) dùng để tính tổng giá trị hàng hóa được bán tại thời điểm mua hàng, nhận thanh toán và trả lại tiền thừa cho khách hàng.
Tuy nhiên, quy trình bán hàng ngày nay đã khác biệt đáng kể: Doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống POS (Point of Sale), một sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm cho phép bạn nhận thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, thẻ quà tặng và thanh toán di động. Hệ thống này cũng có thể tích hợp với cửa hàng trực tuyến và các hoạt động kinh doanh khác của bạn.
Máy tính tiền tích hợp phần mềm POS là sự kết hợp hoàn hảo giữa hai thế giới. Bài viết này sẽ tìm hiểu cách thức hoạt động và tại sao việc sử dụng máy tính tiền POS lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống POS so với máy tính tiền: Sự khác biệt nằm ở đâu?
Máy tính tiền là một hộp cơ học có khóa và ngăn kéo giúp bạn theo dõi và lưu trữ tiền mặt của doanh nghiệp một cách an toàn. Ngăn kéo chứa các ngăn riêng biệt cho các mệnh giá tiền mặt và tiền xu khác nhau.
Ngược lại, hệ thống POS kết hợp phần cứng và phần mềm để xử lý các giao dịch của cửa hàng. Công nghệ này cho phép bạn bán sản phẩm và dịch vụ, chấp nhận nhiều hình thức thanh toán và thu thập dữ liệu quan trọng về doanh nghiệp của bạn.
Khi sử dụng kết hợp hệ thống POS và máy tính tiền, bạn có thể dễ dàng chấp nhận và quản lý tiền mặt cũng như các hình thức thanh toán khác. Khi bạn tìm thấy một máy tính tiền tương thích với hệ thống POS của mình và kết nối chúng, ngăn kéo đựng tiền sẽ tự động mở ra khi bạn chọn giao dịch tiền mặt trên hệ thống POS. Phần mềm POS đi kèm với các tính năng giúp dễ dàng cân đối ngăn kéo đựng tiền vào cuối ca làm việc hoặc cuối ngày, đơn giản hóa quy trình kế toán của bạn.
Hệ thống POS so với máy tính tiền: Các tính năng chính
Bạn đã có cái nhìn tổng quan về hệ thống POS và máy tính tiền là gì và cách chúng hoạt động cùng nhau. Nhưng điều gì làm cho những công cụ bán lẻ quan trọng này trở nên độc đáo? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn:
Các tính năng chính của máy tính tiền
Máy tính tiền giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện các việc sau:
- Tính tiền bán hàng bằng tiền mặt
Với máy tính tiền, bạn có thể thu tiền cho các giao dịch mà khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Nếu không có công nghệ POS, bạn có thể phải nhập thủ công giá sản phẩm, thuế và tính tổng. Phần mềm POS thực hiện các phép tính này cho bạn.
- Lưu trữ tiền mặt an toàn
Máy tính tiền là nơi bạn lưu trữ tiền mặt khi thu tiền và trả lại tiền thừa. Ngăn kéo đựng tiền sẽ mở ra khi cần thu tiền; nếu không, nó sẽ được đóng chặt một cách an toàn. Hầu hết các máy tính tiền đều đi kèm với chìa khóa hoặc có thể được mở bởi nhân viên đã đăng nhập vào hệ thống POS của bạn, điều này giúp tăng cường khả năng bảo vệ chống trộm.
- Theo dõi thanh toán bằng tiền mặt
Máy tính tiền giúp bạn thu thập các khoản thanh toán bằng tiền mặt và theo dõi lượng tiền mặt ra vào doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, điều này sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn kết nối máy tính tiền với hệ thống POS, vì nó đi kèm với các công cụ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý dòng tiền.
- Cân đối máy tính tiền
Cân đối máy tính tiền có nghĩa là đếm số tiền trong ngăn kéo đựng tiền (ví dụ: vào cuối ca làm việc hoặc cuối ngày) và loại bỏ tất cả trừ số tiền cần thiết trong ngăn kéo để trả lại tiền thừa cho khách hàng.
Các tính năng chính của hệ thống POS
Hệ thống POS có các khả năng bổ sung mà máy tính tiền thông thường không có, chẳng hạn như:
- Tính di động
Với hệ thống POS di động, bạn có thể biến mọi nhân viên thành một quầy thanh toán di động. Khi nhân viên được trang bị các thiết bị cầm tay, họ có thể thanh toán và hỗ trợ khách hàng từ bất kỳ đâu trong cửa hàng của bạn. Nếu khách hàng muốn thanh toán bằng tiền mặt, họ vẫn có thể làm như vậy tại điểm thanh toán chính của cửa hàng bạn.
- Quản lý hàng tồn kho
Hệ thống POS không chỉ đơn thuần là tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán hàng. Công nghệ này còn đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho.
- Thu thập và xem dữ liệu khách hàng
POS cũng là một kho tàng dữ liệu khách hàng. Bạn có thể thu thập thông tin khách hàng chẳng hạn như lịch sử mua hàng, tần suất mua hàng, v.v.
Máy tính tiền tích hợp với hệ thống POS có thể kết nối với nhau không?
Hệ thống POS có thể kết nối với máy tính tiền để cho phép bạn dễ dàng quản lý thanh toán bằng tiền mặt và nhận được các đặc quyền dựa trên dữ liệu khi sử dụng POS. Với máy tính tiền POS, bạn có được một giải pháp tất cả trong một.
Cách sử dụng hệ thống POS và máy tính tiền
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu với hệ thống POS và máy tính tiền chưa? Hãy làm theo bốn bước sau để tìm hiểu cách sử dụng các công cụ này cùng nhau, từ thiết lập đến cân đối ngăn kéo đựng tiền.
-
Tìm máy tính tiền tương thích với hệ thống POS của bạn
-
Kết nối ngăn kéo đựng tiền của bạn với hệ thống POS của bạn
-
Sử dụng hệ thống POS và máy tính tiền
-
Cân đối ngăn kéo đựng tiền
