En kassebog, også kaldet en kontantdagbog, er et sted, hvor du registrerer alle en virksomheds check- og kontanttransaktioner i en regnskabsperiode. Virksomheder bruger kassebogen til at beregne den aktuelle saldo på checkkontoen.
Afhængigt af virksomhedens behov og præferencer kan du have en separat kassebog for hver checkkonto (f.eks. en lønbog og en driftskontobog).
En kontantdagbog har typisk kolonner, der hjælper dig med at organisere og analysere transaktionsoplysninger. Normalt indeholder en kassebog følgende afsnit:
- Transaktionsdato
- Checknummer eller kategori (f.eks. elregning)
- Beskrivelse eller noter
- Debet og kredit relateret til transaktionen
- Kontosaldo
Kassebogen er en vigtig del af din regnskabsproces. Den viser, hvilke typer køb din virksomhed foretager, og kan hjælpe dig med at justere udgifter, hvis det er nødvendigt.
I modsætning til online bankudtog giver kassebogen dig en realtidsregistrering af din banksaldo og de penge, du har til rådighed.
Der er mange fordele ved at bruge en kassebog i din lille virksomhed. Det kan hjælpe dig med at:
- Undgå overforbrug
- Budgettere bedre
- Holde dine transaktioner organiseret og opdateret
- Se den nøjagtige saldo
- Spore, hvor mange penge du bruger
- Finde fejl (f.eks. manglende checks)
- Afstemme bankudtog
Som virksomhedsejer skal du vide, hvordan du udfylder en kassebog. Registrer transaktioner i din kassebog, før du registrerer dine forretningstransaktioner i hovedbogen.
Opdater din kassebog, hver gang du bruger kontanter eller skriver en check for at sikre, at du har den korrekte saldo.
Når du udfylder kassebogen, skal du kende alle detaljerne om transaktionen, inklusive oplysninger som transaktionsbeløb, transaktionsdato og transaktionsformål.
En kredit (indbetaling) øger din kassebog, mens en debet (betaling) reducerer den.
Her er et eksempel på, hvordan en af din virksomheds kassebøger kan se ud:
| Dato | Beskrivelse | Checknummer | Debet | Kredit | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 8/1/2020 | $5,000 | $5,000 | |||
| 8/7/2020 | Kontorudgifter | 123 | $200 | $4,800 | |
| 8/20/2020 | Elregning | $150 | $4,650 | ||
| 8/25/2020 | Kontantindbetaling | $500 | $5,150 | ||
| 8/28/2020 | Salgsindtægter | $250 | $5,400 | ||
| 8/31/2020 | Materialekøb | 124 | $100 | $5,300 |
Som du kan se, starter du måneden med en saldo på 5.000 dollars. Efter at have beregnet indtægter og udgifter i din kassebog, har du 5.300 dollars ved udgangen af måneden. Forudsat at du har en månedlig regnskabsperiode, bliver saldoen på 5.300 dollars din startsaldo i begyndelsen af den næste måned.
Som virksomhedsejer har du et par muligheder, når du registrerer transaktioner i din kassebog. Du kan:
- Registrere dine transaktioner manuelt på papir
- Bruge et regneark
- Bruge regnskabssoftware
At oprette en kassebog manuelt med blyant og papir er en god mulighed, hvis du vil spare penge. Det kan dog være tidskrævende og fejlbehæftet.
Et regneark er et skridt op fra en manuel kassebog. Det kræver stadig, at du indtaster tallene manuelt. Afhængigt af din regnearkstype kan du dog oprette formler til at udføre saldoberegninger for dig (f.eks. start-, nuværende og slutsaldi).
Grundlæggende regnskabssoftware kan hjælpe med at organisere transaktioner i din kassebog. Softwaren kan hjælpe dig med at opdatere den aktuelle saldo og give dig et overblik over dine transaktioner i perioden. Afhængigt af softwaren kan du endda udføre opgaver som at sortere kassebogen efter en bestemt dato eller vedhæfte filer til transaktionen (f.eks. en kopi af en kvittering). Selvom det er dyrere end andre muligheder, kan regnskabssoftware hjælpe dig med at undgå fejl i kassebogen og spare tid.
For at organisere din kassebog skal du overveje at åbne en virksomhedscheckkonto. En erhvervskonto giver dig mulighed for at adskille forretningstransaktioner fra personlige udgifter. At blande personlige og forretningsmæssige transaktioner kan forårsage problemer med skatteindgivelse, økonomisk rapportering og budgettering.
