Un libro de caja, también conocido como registro de efectivo, es donde se anotan todas las transacciones de cheques y efectivo de una empresa durante un período contable. Las empresas utilizan el libro de caja para calcular el saldo actual de la cuenta corriente.
Dependiendo de las necesidades y preferencias de la empresa, puedes tener un libro de caja separado para cada cuenta corriente (por ejemplo, un libro de caja para la nómina y otro para la cuenta operativa).
Un registro de efectivo generalmente tiene columnas que te ayudan a organizar y analizar la información de las transacciones. Normalmente, un libro de caja incluye las siguientes secciones:
- Fecha de la transacción
- Número de cheque o categoría (por ejemplo, factura de electricidad)
- Descripción o notas
- Débitos y créditos relacionados con la transacción
- Saldo de la cuenta
El libro de caja es una parte importante de tu proceso contable. Este registro indica el tipo de compras que realiza tu empresa y puede ayudarte a ajustar los gastos si es necesario.
A diferencia del extracto bancario en línea, el libro de caja te proporciona un registro en tiempo real del saldo de tu cuenta bancaria y del dinero que tienes disponible para gastar.
Hay muchos beneficios al usar un libro de caja en tu pequeña empresa. Puede ayudarte a:
- Evitar gastos excesivos
- Elaborar un mejor presupuesto
- Mantener tus transacciones organizadas y actualizadas
- Ver el saldo exacto
- Hacer un seguimiento del dinero que estás gastando
- Encontrar errores (por ejemplo, cheques faltantes)
- Conciliar extractos bancarios
Como propietario de un negocio, necesitas saber cómo completar un libro de caja. Registra las transacciones en tu libro de caja antes de registrar las transacciones comerciales en el libro mayor.
Actualiza tu libro de caja cada vez que gastes efectivo o emitas un cheque para asegurarte de tener el saldo correcto.
Al completar el libro de caja, debes conocer todos los detalles de la transacción, incluyendo información como el importe de la transacción, la fecha de la transacción y el propósito de la transacción.
Un crédito (depósito) aumenta tu registro de efectivo, mientras que un débito (pago) lo disminuye.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo podría ser uno de los libros de caja de tu empresa:
| Fecha | Descripción | Número de Cheque | Débito | Crédito | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/08/2020 | 5.000 € | 5.000 € | |||
| 07/08/2020 | Gastos de oficina | 123 | 200 € | 4.800 € | |
| 20/08/2020 | Factura de electricidad | 150 € | 4.650 € | ||
| 25/08/2020 | Depósito en efectivo | 500 € | 5.150 € | ||
| 28/08/2020 | Ingresos por ventas | 250 € | 5.400 € | ||
| 31/08/2020 | Compra de suministros | 124 | 100 € | 5.300 € |
Como puedes ver, comienzas el mes con un saldo de 5.000€. Después de calcular los ingresos y gastos en tu libro de caja, tienes 5.300€ al final del mes. Suponiendo que tengas un período contable mensual, el saldo de 5.300€ se convertirá en tu saldo inicial al comienzo del próximo mes.
Como propietario de una empresa, tienes varias opciones al registrar las transacciones en tu libro de caja. Puedes:
- Registrar tus transacciones manualmente en papel
- Usar una hoja de cálculo
- Usar un software de contabilidad
Crear un libro de caja con lápiz y papel es una buena opción si quieres ahorrar dinero. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo y es posible que se produzcan errores.
Una hoja de cálculo es un paso adelante en comparación con el libro de caja manual. Aún requiere que ingreses los números manualmente. Sin embargo, dependiendo del tipo de hoja de cálculo, puedes configurar fórmulas para que realicen los cálculos del saldo por ti (por ejemplo, saldo inicial, actual y final).
El software de contabilidad básico puede ayudarte a organizar las transacciones en tu libro de caja. El software puede ayudarte a mantener actualizado el saldo actual y proporcionarte una instantánea de tus transacciones durante el período. Dependiendo del software, incluso puedes realizar tareas como ordenar el libro de caja por una fecha determinada o adjuntar archivos a la transacción (por ejemplo, una copia del recibo). Aunque es más costoso que otras opciones, el software de contabilidad puede ayudarte a evitar errores en el libro de caja y ahorrar tiempo.
Para organizar tu libro de caja, considera abrir una cuenta corriente comercial. Una cuenta bancaria comercial te permite separar las transacciones comerciales de los gastos personales. La combinación de transacciones personales y comerciales puede causar problemas con la declaración de impuestos, los informes financieros y la elaboración de presupuestos.
