Establecer una consultora en Nueva York puede ser una excelente forma de ganarse la vida o complementar sus ingresos. Sin embargo, el proceso no es sencillo, ya que requiere elegir un tipo de entidad empresarial, obtener licencias y registros comerciales, gestionar adecuadamente los impuestos, cumplir con las normas de salud y seguridad, redactar políticas y contratos, adquirir seguros y gestionar empleados. Aunque algunos consultores tienen sus propias oficinas, otros trabajan en las instalaciones de otras empresas (en interiores o exteriores). Para iniciar un negocio de consultoría en Nueva York, estos son los pasos necesarios:
Elija la estructura de su empresa. Si bien puede operar como propietario único o sociedad colectiva, es crucial elegir la estructura empresarial adecuada. Muchos consultores prefieren operar como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) para minimizar el riesgo. Operar como una LLC lo protege de la responsabilidad personal por las decisiones comerciales o acciones de la LLC. Una empresa unipersonal es la forma más sencilla de iniciar un negocio, aunque no existe distinción legal entre el propietario, es decir, usted, y la empresa. Por lo tanto, en caso de deudas y obligaciones comerciales, usted podría ser responsable personalmente. Para gestionar cualquier tipo de riesgo, se recomienda a los propietarios únicos que opten por un seguro comercial adecuado y consulten a un experto para elegir la mejor estructura empresarial.
Obtenga licencias y registre su empresa. Ya sea propietario único o forme parte de una sociedad colectiva, debe obtener licencias y registros comerciales específicos. Primero, considere solicitar un número de identificación fiscal federal en línea a través de www.irs.gov. Es posible que deba solicitar licencias locales o estatales de una agencia gubernamental, por ejemplo, un certificado de nombre comercial ficticio (DBA). El Sistema de Asistencia para Licencias y Permisos en Línea (OPAL) puede ayudarlo a obtener cualquier licencia o registro necesario para iniciar su negocio de consultoría. En segundo lugar, si va a vender bienes en sus operaciones de consultoría, debe acceder al sistema OPAL para solicitar un certificado de autoridad de recaudación de impuestos sobre las ventas. Por último, si trabaja en una oficina, es importante tener en cuenta las leyes de zonificación. Por lo tanto, familiarícese con las regulaciones de zonificación y obtenga un certificado de cumplimiento si es necesario.
Garantice la salud y la seguridad. Si trabaja en una oficina, la salud y la seguridad pueden no ser una preocupación. Sin embargo, si presta servicios al aire libre, interactúa o participa en situaciones potencialmente peligrosas, la salud y la seguridad son consideraciones importantes. Visite el Departamento de Salud de Nueva York para leer sobre la Agencia de Protección Ambiental (EPA) y la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). También puede obtener más información sobre salud, seguridad y medio ambiente en el trabajo.
Resuelva los asuntos fiscales. La forma legal de su empresa (sociedad colectiva, corporación, LLC) determina su situación fiscal. Recuerde que, incluso si opera como propietario único, deberá adjuntar el Anexo C a su declaración de impuestos sobre la renta personal. Si ha trabajado por cuenta ajena anteriormente, los asuntos fiscales pueden resultar abrumadores y confusos. Por lo tanto, es recomendable buscar los servicios de un contador para que lo ayude a comenzar. Dado que los consultores son autónomos, trabajará con el Formulario 1099-MISC del IRS. Este formulario lo proporcionará el cliente que contrata sus servicios de consultoría al final del año. Usted será personalmente responsable del impuesto federal sobre el trabajo por cuenta propia (dependiendo de la forma legal de su negocio de consultoría). Por lo tanto, se le exige que realice pagos de impuestos estimados trimestralmente. Sin embargo, si opera fuera de su casa, puede reclamar deducciones comerciales. Si no comprende los asuntos fiscales, consulte a un contador experimentado.
Los detalles de su negocio determinan el tipo de seguro en el que debe invertir. Si opera fuera de su oficina, debe invertir en un seguro de responsabilidad civil general en caso de resbalones y caídas o si un cliente se lesiona en su lugar de trabajo. Además, es aconsejable invertir en un seguro de propiedad para cubrir sus equipos. Los consultores que trabajan en situaciones potencialmente peligrosas deben invertir en un seguro de accidentes personales para ellos y para otros. Del mismo modo, si conduce hacia y desde los lugares de trabajo, es prudente adquirir un seguro de automóvil. Idealmente, debería trabajar con diferentes agentes de seguros. Los agentes de diferentes áreas de especialización pueden ayudarlo a obtener la mejor información y cobertura.
Elabore políticas y contratos. Dado que las operaciones de consultoría son amplias y flexibles, es posible que los clientes soliciten diferentes servicios de consultoría. Por lo tanto, es una buena práctica elaborar y proporcionar políticas por escrito a sus clientes por adelantado. Si bien publicará una declaración de políticas en su sitio web, tenga documentos impresos para entregar a cada cliente antes de acordar nada. Las políticas generales varían según la operación de consultoría en la que participe. Algunos de los temas que debe incluir en su declaración de políticas son: Cuestiones de pago: ¿cobra por trabajo, por hora, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, etc.? ¿Cómo se le paga? ¿Espera pagos mensuales, acepta anticipos o recibe pagos periódicos? ¿Quién paga ciertos gastos como hoteles, equipos especiales y billetes de avión? Cada cliente tiene un acuerdo específico en función de los servicios prestados, entre otros factores. La plantilla del contrato debe incluir detalles específicos como los costos, los pagos y la facturación. Normalmente, para que un contrato de servicios sea legalmente vinculante, deben cumplirse las siguientes condiciones: Usted y su cliente deben estar de acuerdo con los detalles del contrato. Debe haber un intercambio de valor, es decir, usted presta los servicios y el cliente paga. El contrato puede no tener que ser por escrito si los servicios se completarán en menos de un año. Sin embargo, la mayoría de los consultores no asumen ese riesgo. Lo primero es tener un acuerdo por escrito y firmado antes de prestar los servicios de consultoría. Para facilitar el proceso, pida a un abogado que redacte un contrato estándar que pueda modificar fácilmente para cada cliente.
Gestione a los empleados. Familiarícese con las leyes laborales básicas para gestionar los procesos de contratación, la compensación de los trabajadores y la discriminación ilegal. Investigar las leyes laborales puede ayudarlo a tratar con los empleados de manera eficaz y evitar litigios. Al contratar empleados, asegúrese de: Crear una solicitud de empleo profesional y legal que no incluya preguntas ilegales. Verificar las referencias y realizar comprobaciones de antecedentes. Recuerde evitar infringir las leyes de privacidad o buscar información personal ilegalmente. Las preguntas de la entrevista deben ser legalmente permitidas y útiles.
