आजकल, क्रेडिट कार्ड और इलेक्ट्रॉनिक भुगतान आम हो गए हैं। लेकिन, “पुराने ज़माने के कैश रजिस्टर” पूरी तरह से नकदी पर निर्भर थे। नकदी प्रवाह का प्रबंधन अत्यधिक सावधानी और सटीकता की मांग करता था। एक आम चुनौती ग्राहकों को कैशबैक देना होता था। कैशबैक को लेखा रिकॉर्ड में सही तरीके से कैसे दर्ज किया जाए?
एक प्रभावी तरीका कैशबैक को बिक्री राजस्व से अलग करना है। इस तरह, कैशबैक को आय में शामिल नहीं किया जाता है। इसके बाद, कैशबैक को पेटी कैश से व्यावसायिक खाते में हस्तांतरण के रूप में दर्ज किया जाता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि एक स्टोर की दिन की बिक्री २५.२ करोड़ रुपये (वैट सहित) है, और कुल कैशबैक अनुरोध ५६ लाख रुपये है। शुरुआती पेटी कैश १.४ करोड़ रुपये था, लेकिन ५६ लाख रुपये कैशबैक के लिए खर्च किए गए थे।
बिक्री बिल का भुगतान हो जाने के बाद, अगला कदम कैशबैक को संसाधित करना है। व्यावसायिक खाते में बिक्री राजस्व पहले ही दर्ज किया जा चुका है। अब, कैशबैक को जोड़ना होगा।
कुल कैशबैक के बराबर राशि के साथ व्यावसायिक खाते में एक नई प्रविष्टि बनाई जाएगी।
इस प्रविष्टि को फिर पेटी कैश से हस्तांतरण के रूप में टैग किया जाता है।
इससे व्यावसायिक खाते में शेष राशि ५६ लाख रुपये बढ़ जाएगी और पेटी कैश में समान राशि कम हो जाएगी। पेटी कैश बैलेंस अब ८४ लाख रुपये होगा।
भुगतान प्रोसेसर का लेनदेन शुल्क और स्टोर के मालिक को भुगतान व्यावसायिक खाते में किसी भी अन्य लेनदेन की तरह संसाधित किया जाता है।
मान लें कि लेनदेन शुल्क १४ लाख रुपये है और शेष २५.४ करोड़ रुपये स्टोर के बैंक खाते में स्थानांतरित किए जाते हैं। लेनदेन शुल्क खरीद बिल में दर्ज किया जाएगा। अंतिम हस्तांतरण को स्टोर के बैंक खाते में हस्तांतरण के रूप में टैग किया जाता है; यह राशि बैंक स्टेटमेंट से मेल खानी चाहिए।
पुराने ज़माने में कैश काउंटर पर नकदी प्रबंधन में हर कदम पर सावधानी और सटीकता की आवश्यकता होती थी।
