Bạn cần duy trì một sổ cái công nợ phải thu cho mỗi khách hàng được cấp tín dụng. Ghi chép các khoản phí hóa đơn bán hàng từ nhật ký bán hàng và thu tiền mặt vào sổ cái của khách hàng vào cuối mỗi ngày. Cho dù bạn sử dụng máy tính tiền hay sổ thu tiền mặt riêng biệt, hãy đảm bảo ghi lại các khoản thu tiền mặt vào tài khoản vào sổ cái thích hợp vào cuối ngày. Tất nhiên, phần mềm kế toán của bạn có thể tự động xử lý việc này.
Nếu bạn muốn lưu trữ giấy tờ, hãy giữ tất cả sổ cái công nợ phải thu trong một bìa cứng và để bản sao của sổ cái công nợ phải thu cũng đóng vai trò là bảng kê bạn gửi cho khách hàng để yêu cầu thanh toán. Nếu bạn gửi chúng dưới dạng bảng kê, hãy bắt đầu một bảng kê mới mỗi tháng.
Bảng kê hàng tháng nên bắt đầu với số dư đầu kỳ, là số dư cuối cùng của tháng trước. Nếu bảng kê của bạn không được sử dụng làm bảng kê khách hàng, bạn không cần phải bắt đầu một bảng mới mỗi tháng. Chỉ cần giữ một sổ cái vĩnh viễn cho mỗi khách hàng để duy trì tổng số dư của khách hàng.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, bảng kê nên được gửi hàng tháng cho tất cả khách hàng có số dư tài khoản và bao gồm:
- Số dư đầu kỳ (số dư cuối kỳ của tháng trước)
- Tất cả hóa đơn được tính phí trong tháng
- Thanh toán vào tài khoản trong tháng
- Bất kỳ ghi nợ hoặc ghi có nào
- Số dư cuối kỳ
- Ngày đến hạn thanh toán
Việc đối chiếu sổ cái công nợ phải thu với tài khoản kiểm soát công nợ phải thu nên được thực hiện hàng tháng khi bạn gửi bảng kê cho khách hàng. Tài khoản kiểm soát là tổng số dư công nợ phải thu từ sổ cái chung của bạn.
Tổng công nợ phải thu đầu kỳ, cộng với doanh số bán hàng tính phí trong tháng, trừ đi các khoản thanh toán vào tài khoản trong tháng, sẽ bằng tổng công nợ phải thu cuối kỳ. So sánh số tiền này với tổng của các sổ cái công nợ phải thu của từng khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra bất kỳ sai sót nào trong bảng kê khách hàng trước khi gửi chúng. Phần mềm kế toán của bạn sẽ tự động thông báo cho bạn về sự khác biệt.
Công nợ phải trả (thường được gọi là A/P) tập trung vào các hóa đơn chưa thanh toán của doanh nghiệp — tức là số tiền bạn nợ nhà cung cấp và các chủ nợ khác. Tổng số tiền bạn nợ nhà cung cấp được liệt kê là khoản nợ phải trả hiện tại trên bảng cân đối kế toán của bạn.
Nếu bạn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, chi phí được ghi trong nhật ký chi tiền mặt tại thời điểm hàng hóa hoặc dịch vụ được thanh toán hoặc trong nhật ký mua hàng nếu bạn mua bằng tín dụng. Nếu bạn giao dịch với một nhà cung cấp nhất định nhiều lần trong tháng, bạn không cần phải ghi lại mọi lần mua hàng. Bạn có thể tích lũy tất cả các hóa đơn trong tháng từ nhà cung cấp đó, sau đó ghi lại một giao dịch trong nhật ký mua hàng vào cuối tháng.
Bạn nên giữ một tài khoản sổ cái công nợ phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Chi phí từ nhật ký chi tiền mặt, vào cuối mỗi ngày, được ghi vào sổ cái công nợ phải trả thích hợp. Sổ cái công nợ phải trả là bản ghi chép những gì bạn nợ mỗi nhà cung cấp. Đảm bảo rằng phần mềm kế toán của bạn tự động lưu giữ các sổ cái riêng biệt cũng như sổ cái chung.
Sổ cái chung chứa một tài khoản công nợ phải trả, đó là tài khoản kiểm soát công nợ phải trả của bạn. Nhật ký chi tiền mặt có các cột tín dụng và ghi nợ phải trả. Các khoản mua hàng tín dụng và thanh toán vào tài khoản được nhập vào hai cột này tương ứng. Vào cuối tháng, chúng được cộng tổng và ghi vào tài khoản kiểm soát trong sổ cái chung.
