Đăng ký kinh doanh với Phòng Thương mại Hà Lan (Kamer van Koophandel, KVK) là bước bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp hoạt động tại Hà Lan. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký KVK, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục.
Khi nào cần đăng ký KVK?
Bạn cần đăng ký KVK nếu bạn là một doanh nhân, tức là cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ một cách độc lập với mục đích sinh lời. Điều này áp dụng cho cả doanh nghiệp trực tuyến. Nếu không chắc chắn, hãy liên hệ trực tiếp với KVK để được tư vấn.
Điều kiện đăng ký KVK
Giấy phép cư trú
Nếu bạn đến từ ngoài EU/EEA hoặc Thụy Sĩ, bạn có thể cần giấy phép cư trú hoặc giấy phép cư trú dành cho doanh nghiệp khởi nghiệp nước ngoài để ở lại và kinh doanh tại Hà Lan.
Số định danh công dân (BSN)
Bạn phải có số định danh công dân (Burgerservicenummer, BSN) để đăng ký KVK. Bạn có thể đăng ký BSN tại Cơ sở dữ liệu Hồ sơ Cá nhân (Basisregistratie Personen, BRP) tại thành phố cư trú hoặc Cơ sở dữ liệu Hồ sơ Người không cư trú (Register Niet-Ingezetenen BSN, RNIBSN) nếu bạn ở lại dưới 4 tháng.
Địa chỉ tại Hà Lan
Doanh nghiệp của bạn cần có địa chỉ tại Hà Lan. Đây có thể là địa chỉ nhà riêng hoặc địa chỉ kinh doanh. Trường hợp ngoại lệ áp dụng cho doanh nhân sống ở nước ngoài trong khu vực biên giới và có thể chứng minh hoạt động kinh doanh tại Hà Lan một cách thường xuyên.
Chuẩn bị đăng ký KVK
Chọn tên thương mại
Tên thương mại phải tuân thủ quy định của Hà Lan, không trùng lặp với tên thương mại hiện có và không gây hiểu lầm. Sử dụng công cụ kiểm tra tên của KVK để đảm bảo tên thương mại của bạn hợp lệ.
Chọn cấu trúc pháp lý
Chọn cấu trúc pháp lý phù hợp với doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như doanh nghiệp tư nhân, hợp danh hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn. Cấu trúc pháp lý ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý và lợi ích về thuế.
Đăng ký chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO)
Tùy thuộc vào cấu trúc pháp lý, bạn có thể cần đăng ký UBO, tức là người sở hữu hoặc kiểm soát thực tế tổ chức.
Điền mẫu đăng ký và đặt lịch hẹn với KVK
Điền mẫu đăng ký KVK trực tuyến và chuẩn bị các thông tin cần thiết như thông tin cá nhân, thông tin liên hệ kinh doanh, mô tả hoạt động, ngành nghề kinh doanh, tên thương mại và cấu trúc pháp lý. Sau đó, đặt lịch hẹn tại văn phòng KVK để hoàn tất thủ tục đăng ký. Bạn sẽ nhận được số KVK sau khi hoàn tất đăng ký.
Đăng ký với Cơ quan Thuế vụ Hà Lan
KVK sẽ chuyển thông tin của bạn cho Cơ quan Thuế vụ Hà Lan (Belastingdienst). Bạn không cần đăng ký riêng. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra xem có cần đăng ký thuế giá trị gia tăng (VAT) hay không.
Hậu quả của việc không đăng ký KVK
Nếu đáp ứng các tiêu chí doanh nhân nhưng không đăng ký KVK, bạn sẽ vi phạm pháp luật và có thể bị phạt tiền hoặc phạt tù.
Kết luận
Đăng ký KVK là một bước quan trọng để kinh doanh hợp pháp tại Hà Lan. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các thủ tục và hồ sơ cần thiết để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Thông tin chi tiết về quy trình và biểu mẫu đăng ký KVK có sẵn trên trang web của KVK.
