Rejestr czeków, zwany również dziennikiem kasowym, to miejsce, w którym zapisujesz wszystkie transakcje gotówkowe i czekowe firmy w danym okresie rozliczeniowym. Firmy używają rejestru czeków do obliczania bieżącego salda rachunku czekowego.
W zależności od potrzeb i preferencji firmy, możesz mieć oddzielny rejestr czeków dla każdego rachunku czekowego (np. rejestr płac i rejestr konta operacyjnego).
Dziennik kasowy zazwyczaj zawiera kolumny, które pomagają uporządkować i przeanalizować informacje o transakcjach. Zazwyczaj rejestr czeków zawiera następujące sekcje:
- Data transakcji
- Numer czeku lub kategoria (np. rachunek za prąd)
- Opis lub notatki
- Obciążenia i uznania związane z transakcją
- Saldo konta
Rejestr czeków jest ważną częścią procesu księgowego. Rejestr ten pokazuje, jakie rodzaje zakupów dokonuje Twoja firma i może pomóc w dostosowaniu wydatków w razie potrzeby.
W przeciwieństwie do wyciągu bankowego online, rejestr czeków zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym na saldo konta bankowego i kwotę, którą możesz wydać.
Korzystanie z rejestru czeków w małej firmie ma wiele zalet. Może pomóc w:
- Uniknięciu nadmiernych wydatków
- Lepszym budżetowaniu
- Utrzymaniu porządku i aktualności transakcji
- Podglądzie dokładnego salda
- Monitorowaniu wydatków
- Znajdowaniu błędów (np. brakujących czeków)
- Uzgadnianiu wyciągów bankowych
Jako właściciel firmy, musisz wiedzieć, jak wypełnić rejestr czeków. Zapisuj transakcje w rejestrze czeków przed zarejestrowaniem transakcji biznesowych w księdze głównej.
Aktualizuj rejestr czeków za każdym razem, gdy wydajesz gotówkę lub wypisujesz czek, aby upewnić się, że masz dokładne saldo.
Wypełniając rejestr czeków, musisz znać wszystkie szczegóły transakcji, w tym takie informacje, jak kwota transakcji, data transakcji i cel transakcji.
Uznanie (wpłata) zwiększa saldo w dzienniku kasowym, podczas gdy obciążenie (płatność) je zmniejsza.
Poniżej znajduje się przykład jednego z rejestrów czeków Twojej firmy:
| Data | Opis | Numer Czeku | Obciążenia | Uznania | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.08.2020 | 5 000 zł | 5 000 zł | |||
| 07.08.2020 | Koszty biurowe | 123 | 200 zł | 4 800 zł | |
| 20.08.2020 | Rachunek za prąd | 150 zł | 4 650 zł | ||
| 25.08.2020 | Wpłata gotówkowa | 500 zł | 5 150 zł | ||
| 28.08.2020 | Przychód ze sprzedaży | 250 zł | 5 400 zł | ||
| 31.08.2020 | Zakup materiałów | 124 | 100 zł | 5 300 zł |
Jak widać, zaczynasz miesiąc z saldem 5 000 zł. Po obliczeniu dochodów i wydatków w rejestrze czeków, na koniec miesiąca masz 5 300 zł. Zakładając, że masz miesięczny okres rozliczeniowy, saldo 5 300 zł stanie się Twoim saldem początkowym na początku następnego miesiąca.
Jako właściciel firmy masz kilka opcji rejestrowania transakcji w rejestrze czeków. Możesz:
- Rejestrować transakcje ręcznie na papierze
- Używać arkusza kalkulacyjnego
- Korzystać z oprogramowania księgowego
Tworzenie rejestru czeków ołówkiem i papierem to dobra opcja, jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze. Może to jednak być czasochłonne i podatne na błędy.
Arkusz kalkulacyjny to krok naprzód w porównaniu z ręcznym rejestrem czeków. Nadal wymaga ręcznego wprowadzania liczb. Jednak w zależności od rodzaju arkusza kalkulacyjnego, możesz ustawić formuły, aby wykonać obliczenia salda za Ciebie (np. saldo początkowe, bieżące i końcowe).
Podstawowe oprogramowanie księgowe może pomóc w uporządkowaniu transakcji w rejestrze czeków. Oprogramowanie może pomóc w aktualizowaniu bieżącego salda i zapewnić szybki podgląd transakcji w danym okresie. W zależności od oprogramowania, możesz nawet wykonywać takie czynności, jak sortowanie rejestru według określonej daty lub dołączanie plików do transakcji (np. kopii paragonów). Chociaż jest droższe niż inne opcje, oprogramowanie księgowe może pomóc uniknąć błędów w rejestrze czeków i zaoszczędzić czas.
Aby uporządkować rejestr czeków, rozważ otwarcie firmowego rachunku czekowego. Firmowy rachunek bankowy pozwala oddzielić transakcje biznesowe od wydatków osobistych. Łączenie transakcji osobistych i biznesowych może powodować problemy z rozliczaniem podatków, raportowaniem finansowym i budżetowaniem.
