Nazwa firmy musi być inna niż nazwy innych firm zarejestrowanych lub zarezerwowanych w Biurze Sekretarza Stanu Kalifornii i nie może wprowadzać opinii publicznej w błąd. Dotyczy to takich form prawnych przedsiębiorstw, jak: spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki komandytowe.
Weryfikacja nazwy firmy odbywa się wyłącznie w odniesieniu do firm tego samego typu zarejestrowanych w Biurze Sekretarza Stanu Kalifornii. Na przykład, proponowana nazwa spółki akcyjnej jest sprawdzana tylko z nazwami innych spółek akcyjnych.
Nazwa firmy nie jest sprawdzana pod kątem zarejestrowanych znaków towarowych lub usług ani nazw handlowych. Przepisy dotyczące znaków towarowych i usług można znaleźć w Kalifornijskim Kodeksie Handlowym i Zawodowym. Przepisy dotyczące nazw handlowych (składanych w hrabstwie, w którym znajduje się główna siedziba firmy) można znaleźć w Kalifornijskim Kodeksie Handlowym i Zawodowym.
Zanim zostanie zatwierdzona proponowana nazwa, można ją zarezerwować na 60 dni. Można przeprowadzić wstępne wyszukiwanie nazw spółek akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek komandytowych zarejestrowanych w Biurze Sekretarza Stanu Kalifornii online. Uwaga: Wyszukiwanie firm jest jedynie wstępne i nie zastępuje formalnego sprawdzenia dostępności nazwy.
Nie należy zamawiać materiałów biurowych, szyldów itp. ani podejmować żadnych zobowiązań finansowych, dopóki odpowiednie dokumenty założycielskie, rejestracyjne lub dotyczące zmian nie zostaną złożone i zatwierdzone przez Biuro Sekretarza Stanu Kalifornii.
Nazwę można zarezerwować na 60 dni. Aby przyspieszyć proces, rezerwację nazwy można złożyć online. Rezerwacja może zostać przedłużona dla tego samego wnioskodawcy lub na rzecz tej samej strony, ale nie na kolejne 60-dniowe okresy. Pomiędzy rezerwacjami musi upłynąć co najmniej 1 dzień.
Rezerwacja nazwy nie gwarantuje, że nazwa spełnia wszystkie federalne i stanowe wymogi dotyczące danego rodzaju działalności gospodarczej. Nazwa jest sprawdzana pod kątem zgodności z przepisami w momencie składania dokumentów do Biura Sekretarza Stanu Kalifornii.
Jeżeli nazwa jest dostępna w Kalifornii, w celu zabezpieczenia jej na przyszłość, firma zagraniczna (spoza stanu), która nie spełnia warunków (1) nie jest zarejestrowana w Biurze Sekretarza Stanu Kalifornii i (2) nie prowadzi działalności gospodarczej w Kalifornii, może zarejestrować nazwę firmy u Sekretarza Stanu, składając online Wniosek o Rejestrację Nazwy Zagranicznej – Firma Spoza Stanu.
Rejestracja jest ważna do końca roku kalendarzowego, w którym złożono wniosek. Firma zagraniczna (spoza stanu) nie spełniająca warunków może przedłużyć swoją rejestrację, składając online Wniosek o Przedłużenie Rejestracji Nazwy Zagranicznej – Firma Spoza Stanu od 1 października do 31 grudnia każdego roku. Przedłużenie, po złożeniu, przedłuża rejestrację na kolejny rok kalendarzowy.
Zaświadczenie upoważnionego urzędnika stanu lub miejsca założenia firmy, potwierdzające, że firma jest istniejącą i wiarygodną firmą w danym stanie lub miejscu, musi być dołączone do Wniosku o Rejestrację i Przedłużenie w momencie składania go w Biurze Sekretarza Stanu Kalifornii.
Aby anulować rejestrację nazwy zagranicznej przed końcem roku kalendarzowego, należy złożyć online Wniosek o Anulowanie Rejestracji Nazwy Zagranicznej – Firma Spoza Stanu.
