Theo quy định tại khoản 17 của Quy tắc về Bổ nhiệm và Điều kiện của Giám đốc Công ty năm 2014 (11.1.17-Companies (Appointment and Qualification of Directors) Rules,2014), mỗi công ty phải lưu giữ tại trụ sở đăng ký của mình một Sổ đăng ký Thành viên Hội đồng Quản trị và Nhân sự Quản lý Cốt cán (Register Of Directors And Key Managerial Personnel). Sổ này phải chứa các thông tin chi tiết sau:
- Mã số Định danh Giám đốc (Director Identification Number – DIN) (không bắt buộc đối với nhân sự quản lý cốt cán);
- Họ và tên hiện tại đầy đủ;
- Bất kỳ họ và tên cũ nào đã sử dụng đầy đủ;
- Họ và tên đầy đủ của cha, mẹ và vợ/chồng (nếu đã kết hôn);
- Ngày sinh;
- Địa chỉ cư trú (hiện tại và thường trú);
- Quốc tịch (bao gồm cả quốc tịch gốc, nếu khác);
- Nghề nghiệp;
- Ngày của nghị quyết Hội đồng Quản trị về việc bổ nhiệm;
- Ngày bổ nhiệm và tái bổ nhiệm trong công ty;
- Ngày thôi giữ chức vụ và lý do;
- Chức vụ giám đốc hoặc nhân sự quản lý cốt cán đang nắm giữ hoặc đã từ bỏ tại bất kỳ pháp nhân nào khác;
- Số thành viên của Viện Thư ký Công ty Ấn Độ trong trường hợp là Thư ký Công ty, nếu có; và
- Mã số Tài khoản Thường trực (Permanent Account Number – PAN) (bắt buộc đối với nhân sự quản lý cốt cán nếu không có DIN).
Ngoài các chi tiết về thành viên Hội đồng Quản trị hoặc nhân sự quản lý cốt cán, công ty cũng phải ghi vào Sổ đăng ký nói trên chi tiết về chứng khoán do họ nắm giữ tại công ty, công ty mẹ, công ty con, công ty con của công ty mẹ và các công ty liên kết liên quan đến:
- Số lượng, mô tả và mệnh giá của chứng khoán;
- Ngày mua lại và giá hoặc khoản đối ứng khác đã trả;
- Ngày bán và giá hoặc khoản đối ứng khác đã nhận;
- Số dư lũy kế và số lượng chứng khoán nắm giữ sau mỗi giao dịch;
- Phương thức mua lại chứng khoán;
- Phương thức nắm giữ – bằng giấy tờ hoặc dưới dạng phi vật chất; và
- Liệu chứng khoán đã được cầm cố hoặc bất kỳ khoản thế chấp nào đã được tạo ra trên chứng khoán hay không.
Việc lưu giữ Sổ đăng ký Thành viên Hội đồng Quản trị và Nhân sự Quản lý Cốt cán một cách chính xác và cập nhật là rất quan trọng đối với việc tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động quản trị công ty. Việc này cũng giúp các bên liên quan dễ dàng tra cứu thông tin về những người có vai trò quan trọng trong việc điều hành công ty.
