Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) yêu cầu chữ ký hợp lệ trên các đơn đăng ký, kiến nghị, yêu cầu và một số tài liệu nhất định khác được nộp cho USCIS. Người yêu cầu quyền lợi phải tự mình ký yêu cầu của họ trước khi nộp cho USCIS, trừ khi được ủy quyền đặc biệt khác. Để duy trì tính toàn vẹn của hệ thống quyền lợi di trú và xác thực danh tính của người yêu cầu quyền lợi, USCIS sẽ từ chối bất kỳ yêu cầu quyền lợi nào có chữ ký không hợp lệ và trả lại cho người yêu cầu. USCIS không cung cấp cơ hội để sửa chữa chữ ký bị thiếu sót. Tuy nhiên, người yêu cầu quyền lợi có thể gửi lại yêu cầu quyền lợi với chữ ký hợp lệ. Miễn là tất cả các yêu cầu nộp hồ sơ khác được đáp ứng, bao gồm cả việc thanh toán lệ phí bắt buộc, USCIS có thể chấp nhận yêu cầu quyền lợi được gửi lại.
Nếu USCIS chấp nhận yêu cầu xét xử và sau đó xác định rằng yêu cầu đó có chữ ký không hợp lệ, USCIS sẽ từ chối yêu cầu. Nếu USCIS cần thêm thông tin để xác nhận rằng một người được ủy quyền ký thay mặt cho người khác, công ty hoặc pháp nhân khác, USCIS có thể đưa ra Yêu cầu Bằng chứng (RFE) hoặc Thông báo Ý định Từ chối (NOID) để xác nhận rằng quyền hạn ký đó đã tồn tại tại thời điểm tài liệu được gửi. Nếu USCIS đưa ra quyết định từ chối dựa trên chữ ký không hợp lệ hoặc giấy ủy quyền (POA) không được ủy quyền, người yêu cầu quyền lợi vẫn giữ bất kỳ quyền khiếu nại và kháng cáo nào liên quan đến mẫu đơn áp dụng.
Chữ ký hợp lệ bao gồm bất kỳ dấu hiệu hoặc ký hiệu viết tay nào do một người thực hiện để biểu thị rằng: người đó biết về nội dung của yêu cầu và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào; người đó đã xem xét và chấp thuận bất kỳ thông tin nào có trong yêu cầu đó và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào; và người đó xác nhận dưới hình phạt khai man rằng yêu cầu và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào khác là đúng và chính xác.
Chữ ký hợp lệ không cần phải rõ ràng hoặc bằng tiếng Anh và có thể được viết tắt miễn là điều này phù hợp với cách người ký thường ký tên của họ. Chữ ký hợp lệ không nhất thiết phải viết tay bằng chữ thảo. Một người có thể sử dụng dấu “X” hoặc dấu hiệu tương tự làm chữ ký của họ. Chữ ký vẫn hợp lệ ngay cả khi chữ ký gốc trên tài liệu được photocopy, scan, fax hoặc sao chép tương tự. Bất kể được truyền đến USCIS bằng cách nào, bản sao phải là bản gốc của tài liệu có chứa chữ ký viết tay gốc, trừ khi được quy định khác. Các quy định không yêu cầu người ký phải gửi chữ ký “gốc” hoặc “mực ướt” trên đơn kiến nghị, đơn đăng ký hoặc yêu cầu khác tới USCIS.
Khi xác định xem chữ ký có được chấp nhận hay không, cán bộ nên xem xét bất kỳ quy định, hướng dẫn biểu mẫu và chính sách hiện hành nào để đảm bảo rằng chữ ký trên yêu cầu quyền lợi cụ thể là hợp lệ. USCIS không chấp nhận chữ ký được tạo bởi máy đánh chữ, máy xử lý văn bản, con dấu, bút tự động hoặc thiết bị tương tự. Đối với các yêu cầu quyền lợi được nộp điện tử theo hướng dẫn của biểu mẫu, USCIS chấp nhận chữ ký ở định dạng điện tử. Người yêu cầu quyền lợi phải làm theo các hướng dẫn được cung cấp để ký điện tử đúng cách. Việc đăng ký người ký cho eSign tuân thủ các quy định này.
Người ký yêu cầu quyền lợi hoặc bất kỳ tài liệu nào được nộp cho USCIS xác nhận rằng người ký có thẩm quyền ký tài liệu, biết rõ về các sự kiện được trình bày trong tài liệu và chứng thực tính xác thực của các sự kiện và khiếu nại được đưa ra trong tài liệu. Người ký có thể phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ hành vi gian lận hoặc xuyên tạc thông tin nào liên quan đến yêu cầu quyền lợi. Đối với bất kỳ yêu cầu quyền lợi cụ thể nào, USCIS có thể chỉ định các yêu cầu về chữ ký, cũng như các yêu cầu chứng cứ liên quan, để thiết lập thẩm quyền ký kết. Người yêu cầu quyền lợi nên tham khảo yêu cầu quyền lợi và bất kỳ hướng dẫn kèm theo nào để biết thông tin cụ thể về quyền lợi đối với các yêu cầu về chữ ký.
Nhìn chung, bất kỳ người nào yêu cầu quyền lợi di trú phải ký vào yêu cầu quyền lợi di trú của chính họ và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác trước khi nộp cho USCIS. Do đó, các công ty hoặc pháp nhân khác, luật sư, đại diện được công nhận, đại lý, người chuẩn bị và người phiên dịch nói chung không được ký yêu cầu quyền lợi hoặc các tài liệu liên quan cho người yêu cầu. Bằng cách ký vào yêu cầu quyền lợi, người yêu cầu xác nhận dưới hình phạt khai man rằng yêu cầu quyền lợi và tất cả bằng chứng được nộp kèm theo, tại hoặc sau thời điểm nộp đơn, là đúng sự thật và chính xác. Quá trình Register Signatory For Esign cũng tuân theo nguyên tắc này.
Cha mẹ có thể ký yêu cầu quyền lợi thay mặt cho con dưới 14 tuổi. Trẻ em từ 14 tuổi trở lên phải tự ký thay mặt cho mình. Nếu cha mẹ ký thay mặt cho con, cha mẹ phải nộp giấy khai sinh hoặc quyết định nhận con nuôi để thiết lập mối quan hệ cha mẹ – con cái. Người giám hộ hợp pháp cũng có thể ký yêu cầu quyền lợi thay mặt cho trẻ em dưới 14 tuổi, cũng như cho người mất năng lực tâm thần ở mọi lứa tuổi. Bằng cách ký vào yêu cầu quyền lợi, cha mẹ hoặc người giám hộ xác nhận dưới hình phạt khai man rằng yêu cầu quyền lợi và tất cả bằng chứng được nộp kèm theo, tại hoặc sau thời điểm nộp đơn, là đúng sự thật và chính xác.
Người giám hộ hợp pháp là người mà tòa án hoặc cơ quan công quyền thích hợp đã chỉ định là người giám hộ hợp pháp hoặc người thay thế của người yêu cầu quyền lợi và người được ủy quyền thực hiện quyền hạn pháp lý đối với các vấn đề của người yêu cầu. Người giám hộ hợp pháp không bao gồm những người không được tòa án hoặc cơ quan công quyền thích hợp bổ nhiệm, ngay cả khi họ có lợi ích hợp pháp trong các vấn đề pháp lý của trẻ em hoặc người lớn mất năng lực, đang hành động tại chỗ của cha mẹ hoặc là thành viên gia đình. USCIS yêu cầu tài liệu để thiết lập thẩm quyền của người giám hộ hợp pháp để ký yêu cầu quyền lợi thay mặt cho trẻ em hoặc người yêu cầu mất năng lực tâm thần. Điều này cũng áp dụng cho việc register signatory for esign.
Theo Đạo luật Di trú và Nhập tịch (INA), các công ty và pháp nhân khác, chẳng hạn như công ty hợp danh hữu hạn (LP), công ty chuyên nghiệp (PC hoặc P.C.), công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn (LLP), có thể nộp một số yêu cầu nhất định với USCIS. Việc nộp đơn đó có thể bao gồm yêu cầu phân loại người nước ngoài là người nhập cư hoặc không di dân theo một loại dựa trên việc làm cụ thể, chẳng hạn. Việc register signatory for esign cho phép các pháp nhân này thực hiện quy trình ký kết một cách hiệu quả.
Yêu cầu quyền lợi được nộp cho USCIS bởi các pháp nhân đó chỉ có thể được ký bởi người có thẩm quyền ký thay mặt cho pháp nhân kiến nghị. Những người được ủy quyền có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở: một cán bộ điều hành của một công ty hoặc P.C. có thẩm quyền hành động thay mặt cho pháp nhân và ràng buộc pháp lý và cam kết pháp nhân trong mọi vấn đề (ví dụ: giám đốc điều hành, chủ tịch hoặc phó chủ tịch); một đối tác quản lý hoặc thành viên quản lý của LLC hoặc LLP; một đối tác được ủy quyền hợp lệ của một công ty hợp danh; luật sư được tuyển dụng trong mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động bởi một công ty hoặc pháp nhân khác với tư cách là đại diện pháp lý của họ, hoặc với tư cách là đại diện pháp lý của bộ phận pháp lý của công ty hoặc pháp nhân khác trong mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động (ví dụ: luật sư nội bộ hoặc nhân viên luật sư hoặc nhà thầu khác); một người được tuyển dụng trong bộ phận nhân sự, vốn nhân lực, quan hệ nhân viên, nhân sự hoặc bộ phận tương tự của pháp nhân, người được ủy quyền ký các tài liệu pháp lý thay mặt cho pháp nhân; người thực hiện hoặc quản trị viên của một bất động sản; người được ủy thác của một ủy thác hoặc người bảo thủ được bổ nhiệm hợp lệ; hoặc bất kỳ nhân viên nào khác của pháp nhân có thẩm quyền ràng buộc pháp lý và cam kết pháp nhân với các điều khoản và điều kiện kèm theo yêu cầu cụ thể và chứng thực được thực hiện trong yêu cầu.
