Sổ ghi chép tài khoản ngân hàng (Checking Account Register Books) là một công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi các giao dịch tài chính cá nhân. Nó cho phép bạn ghi lại và cập nhật số dư tài khoản, các khoản rút tiền, tiền gửi và các giao dịch chưa được xử lý. Việc sử dụng sổ ghi chép giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính và tránh những sai sót không đáng có.
Sổ ghi chép có thể ở dạng giấy, ứng dụng điện thoại hoặc bảng tính. Bạn có thể nhận được sổ ghi chép khi mở tài khoản ngân hàng, tải xuống trực tuyến hoặc tự tạo. Dù ngân hàng của bạn có đáng tin cậy đến đâu, việc tự theo dõi các giao dịch vẫn rất quan trọng. Bạn thậm chí có thể nắm rõ hơn ngân hàng về các giao dịch sắp tới.
Sổ ghi chép tài khoản ngân hàng về cơ bản là một cuốn sổ cái được sử dụng để ghi lại thủ công các giao dịch ngân hàng của bạn. Mục đích chính của việc sử dụng sổ ghi chép là theo dõi số dư tài khoản, bao gồm cả những giao dịch có thể chưa được ghi nhận. Sử dụng sổ ghi chép thường xuyên có thể giúp bạn kiểm soát chi tiêu, tránh phí phạt do thấu chi và phát hiện lỗi của ngân hàng.
Sổ ghi chép tài khoản ngân hàng là danh sách các giao dịch trong tài khoản ngân hàng của bạn, cùng với số dư hiện tại cho biết số tiền bạn có thể chi tiêu. Bạn có thể sử dụng sổ giấy, ứng dụng hoặc bảng tính để lưu giữ các bản ghi này. Khi bạn chi tiêu hoặc thêm tiền vào tài khoản, bạn cần cập nhật danh sách. Định kỳ so sánh sổ ghi chép của bạn với sao kê ngân hàng là một thói quen tốt.
Sổ ghi chép thường đi kèm với mỗi tập séc và thường có nhiều cột hoặc trường cho phép bạn theo dõi các giao dịch và số dư của mình. Sổ ghi chép cũng có thể ở dạng điện tử hoặc tự làm, cho phép bạn tùy chỉnh hệ thống và theo dõi tài khoản mà không cần mua sổ mới.
Nếu bạn không nhận được sổ ghi chép kèm theo tập séc và muốn có một cuốn, bạn có một số lựa chọn, một số trong đó là miễn phí: tải xuống mẫu miễn phí cho Microsoft Excel hoặc Google Sheets, đặt mua sổ mới từ máy in séc trực tuyến hoặc ngân hàng của bạn, mua sổ từ cửa hàng văn phòng phẩm, lấy sổ ghi chép từ tập séc cũ hoặc tự tạo một sổ ghi chép đơn giản bằng công cụ thiết kế hoặc bảng tính yêu thích của bạn.
Sổ ghi chép séc giấy đã được sử dụng trong nhiều năm và một số người thích ghi lại thông tin này bằng tay. Bạn cũng có thể in một sổ đăng ký cơ bản có sẵn trực tuyến. Việc tự thiết kế sổ ghi chép trên giấy hoặc bảng tính khá dễ dàng và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn chẳng hạn như kích thước, định dạng và tiêu đề cột.
/check-register-315317_final2-5bf2325cc9e77c0051bb4e84.png)
Để tạo sổ ghi chép, hãy tạo một tài liệu với các cột sau ở trên cùng: Ô đánh dấu (để đánh dấu các mục đã được ngân hàng xử lý), Số séc hoặc danh mục (ghi lại số séc), Ngày tháng (ngày giao dịch), Mô tả (ghi chú hữu ích về giao dịch), Thanh toán/Ghi nợ (-), Tiền gửi/Tín dụng (+), Số dư (số dư tài khoản hiện tại sau giao dịch).
Sổ ghi chép tài khoản giúp bạn nắm bắt được các giao dịch trong tài khoản. Ngay cả khi bạn kiểm tra số dư tài khoản trực tuyến, số dư khả dụng của bạn có thể cung cấp thông tin sai lệch. Đôi khi ngân hàng mắc lỗi và bạn cũng có thể quên các giao dịch chưa được xử lý.
Sổ ghi chép của bạn sẽ giúp bạn: Xác định lỗi của ngân hàng (những lỗi này hiếm khi có lợi cho bạn và nên được báo cáo càng sớm càng tốt), Phát hiện hành vi trộm cắp danh tính (nếu bạn thấy điều gì đó mà bạn không ngờ tới, hãy báo cáo càng nhanh càng tốt để được bảo vệ toàn diện theo luật pháp Hoa Kỳ), Tránh séc bị trả lại (những điều này rất tốn kém và tạo ra hiệu ứng domino đối với tài chính của bạn), Biết bạn có thể chi tiêu bao nhiêu (bạn sẽ biết liệu bạn có cần chuyển tiền vào tài khoản séc của mình để trang trải chi phí hay không. Ví dụ: bạn có thể tránh phí thấu chi bằng cách chuyển tiền từ tài khoản tiết kiệm của mình để trang trải các chi phí sắp tới), Biết những gì bạn đã trả hết (theo dõi tất cả các khoản nợ đã trả của bạn, số tiền và ngày tháng trong trường hợp bạn cần bằng chứng thanh toán), Xem xu hướng chi tiêu (nhập chi tiêu của bạn theo cách thủ công buộc bạn phải chú ý đến những gì bạn đang chi tiêu và thực hiện thay đổi nếu cần).
/checkbook-register-315688-Final-v2-5b2e39e446e0fb0050d476f3.png)
Thông tin tài khoản trực tuyến có thể gây hiểu lầm nếu bạn quên mất séc chưa thanh toán hoặc rút tiền tự động. Sổ ghi chép giúp bạn biết mình thực sự có bao nhiêu tiền để chi tiêu.
Điều quan trọng là phải siêng năng cập nhật sổ ghi chép của bạn với mỗi giao dịch để nó đóng vai trò là nguồn thông tin đáng tin cậy về hoạt động tài chính của bạn. Khi bạn viết séc hoặc sử dụng thẻ ghi nợ, bạn nên ghi lại giao dịch vào sổ ghi chép ngay lập tức. Ít nhất, hãy lưu lại biên lai ATM và thẻ ghi nợ của bạn và nhập các giao dịch đó hàng tuần. Bạn càng gặp nhiều vấn đề với việc thiếu tiền, bạn càng cần cập nhật sổ ghi chép thường xuyên hơn.
Bạn cũng nên so sánh sổ ghi chép của mình với sao kê ngân hàng gần đây để tìm kiếm bất kỳ sự khác biệt nào. Ngoài ra, sao kê ngân hàng hiển thị các mục có thể chưa có trong sổ ghi chép của bạn, bao gồm: Phí bạn đã trả cho ngân hàng, Khoản thanh toán lãi từ ngân hàng, Giao dịch tự động/ACH, chẳng hạn như tiền gửi trực tiếp tiền lương của bạn hoặc hóa đơn được thanh toán tự động từ tài khoản ngân hàng của bạn. Sổ ghi chép giúp bạn theo dõi tất cả các giao dịch của mình để tránh các khoản phạt như thấu chi hoặc phí trả chậm. Chúng có thể đóng vai trò là một bản ghi chính xác về tình hình tài chính của bạn để giúp bạn quản lý tiền của mình hiệu quả hơn. Để bắt đầu điền vào sổ ghi chép của bạn, hãy ghi lại số dư hiện tại của bạn ở đầu cột bên phải. Ghi lại tất cả các séc, ghi nợ, tín dụng và tiền gửi trong sổ đăng ký. Đối với mỗi giao dịch, hãy liệt kê số séc hoặc giao dịch, ngày tháng, mô tả và số tiền ghi nợ hoặc tín dụng. Cộng tín dụng và trừ ghi nợ, cập nhật số dư của bạn trên mỗi dòng giao dịch. Đánh dấu các giao dịch bằng séc khi chúng xóa tài khoản ngân hàng của bạn. Bạn có thể mua sổ ghi chép séc trống, chung chung từ một loạt các nhà bán lẻ trực tiếp và trực tuyến, bao gồm các cửa hàng văn phòng phẩm, Walmart và Amazon. Bạn cũng có thể đặt hàng chúng từ công ty nạp séc của bạn.
