Văn phòng Đăng ký Địa chính Quận Cleveland (Cleveland County Register Of Deeds) chịu trách nhiệm ghi chép và lưu trữ các tài liệu pháp lý liên quan đến quyền sở hữu bất động sản trong quận. Các loại tài liệu phổ biến nhất được xử lý bởi văn phòng này bao gồm Chứng thư chuyển nhượng (Deeds), Thế chấp (Mortgages) và Hợp đồng (Contracts).
Chứng thư chuyển nhượng là loại tài liệu được sử dụng để thay đổi quyền sở hữu bất động sản. Tất cả các Chứng thư chuyển nhượng đều yêu cầu tem lệ phí hoặc tem miễn trừ, cùng với số đoạn tương ứng giải thích lý do Chứng thư được miễn. Văn phòng Đăng ký Địa chính yêu cầu một bản khai có tuyên thệ ghi rõ giá mua. Nếu là tài liệu của tòa án, bản sao phải được chứng nhận. Địa chỉ của người nhận tài sản (grantee) phải được ghi rõ trên Chứng thư.
Thế chấp là quyền giữ tài sản khi chủ sở hữu vay tiền từ một tổ chức cho vay hoặc cá nhân. Người vay phải ký vào giấy thế chấp và chữ ký phải được công chứng. Địa chỉ của bên cho vay (mortgagee) phải được ghi rõ trên giấy thế chấp. Thế chấp, sửa đổi và gia hạn thế chấp phải có thuế thế chấp hoặc được đóng dấu “không phải chịu thuế” trước khi nộp. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu cũng phải có thuế thế chấp nếu chứng thư không được đăng ký trong vòng 6 tháng. Thế chấp đối với dầu khí hoặc khoáng sản không yêu cầu tem của thủ quỹ. Séc thanh toán thuế thế chấp và phí chứng nhận được lập cho Thủ quỹ Quận. Séc thanh toán phí nộp hồ sơ được lập cho Thư ký Quận.
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu là hình thức hợp đồng phổ biến nhất được nộp tại Văn phòng Đăng ký Địa chính Quận Cleveland. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu được coi là thay đổi quyền sở hữu, tuy nhiên hợp đồng mua bán thì không. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu giống như sự kết hợp giữa chứng thư và thế chấp. Thuế thế chấp được yêu cầu nếu được tài trợ trong thời gian dài hơn 6 tháng. Tem lệ phí không bắt buộc cho đến khi chứng thư được nộp. Séc thanh toán thuế thế chấp và phí chứng nhận được lập cho Thủ quỹ Quận. Séc thanh toán phí nộp hồ sơ được lập cho Thư ký Quận.
