Phiếu Debit Note và Credit Note trong Tally được sử dụng để ghi nhận các giao dịch trả lại hàng mua (Purchase Return) hoặc trả lại hàng bán (Sale Return). Tuy nhiên, mặc định các phiếu này thường không được kích hoạt tự động. Bạn cần kích hoạt chúng trước khi sử dụng.
Để kích hoạt phiếu Debit Note và Credit Note trong Tally, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhấn phím F11 (Features) -> Chọn A (Accounting Features) -> Chọn Invoicing Handing.
Bước 2: Trong mục Invoicing Handing, thiết lập các tùy chọn sau thành Yes:
- Use debit and credit notes
- Record credit notes in invoice mode
- Record debit notes in invoice mode
Sau đó, nhấn Enter hai lần hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để lưu lại thay đổi. Phiếu Debit Note và Credit Note sẽ được kích hoạt trong Tally.
Phiếu Debit Note (phím tắt F9 hoặc Ctrl + F9) được sử dụng để ghi nhận các giao dịch trả lại hàng mua. Phiếu Credit Note (phím tắt F8 hoặc Ctrl + F8) được sử dụng để ghi nhận các giao dịch trả lại hàng bán.
Trong cả hai loại phiếu này, tài khoản (Ledger) được sử dụng thường là tài khoản Mua hàng (Purchase) hoặc Bán hàng (Sales). Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo tài khoản mới với tên “Trả lại hàng mua” hoặc “Trả lại hàng bán” nếu muốn.
Nhóm tài khoản cho “Trả lại hàng bán” thường nằm trong nhóm “Bán hàng” và nhóm tài khoản cho “Trả lại hàng mua” thường nằm trong nhóm “Mua hàng” trong sơ đồ tài khoản của Tally.
Ví dụ về ghi sổ Debit Note và Credit Note trong Tally:
Giả sử có các giao dịch sau:
- Mua hàng từ nhà cung cấp Heera trị giá 20.000 đồng (10 ổ cứng 1TB x 2.000 đồng/ổ).
- Trả lại hàng cho Heera trị giá 10.000 đồng (5 ổ cứng 1TB x 2.000 đồng/ổ).
- Bán hàng cho khách hàng Deepak trị giá 20.000 đồng (5 ổ cứng 1TB x 4.000 đồng/ổ).
- Nhận lại hàng trả lại từ Deepak trị giá 8.000 đồng (2 ổ cứng 1TB x 4.000 đồng/ổ).
Trước khi ghi sổ các giao dịch trên, bạn cần tạo tài khoản (Ledger) trong Tally:
- Heera: Nhà cung cấp (Sundry Creditor)
- Deepak: Khách hàng (Sundry Debtor)
- Mua hàng: Purchase
- Bán hàng: Sales
- Trả lại hàng mua: Purchase Return (Có thể sử dụng chung tài khoản Purchase)
- Trả lại hàng bán: Sales Return (Có thể sử dụng chung tài khoản Sales)
Bạn cũng cần tạo mặt hàng “Ổ cứng 1TB” trong danh mục hàng tồn kho với đơn vị tính là “Chiếc”.
Ghi sổ Debit note trong Tally
Sau khi tạo tài khoản và mặt hàng, bạn có thể ghi sổ các giao dịch trên bằng cách sử dụng các phiếu thích hợp trong Tally (F9 cho Mua hàng, Ctrl+F9 cho Debit Note, F8 cho Bán hàng, Ctrl+F8 cho Credit Note). Chi tiết cách ghi sổ từng giao dịch đã được nêu trong bài viết gốc. Bạn có thể xem lại các bút toán này trong sổ nhật ký (Day Book) của Tally.
Để xem chi tiết Debit Note Register trong Tally, bạn vào Display > Account Books > Journal Register > Debit Note Register. Hoặc bạn có thể xem trong sổ cái của tài khoản Mua hàng (Purchase Ledger) tại Display > Account Books > Ledger > Purchase Ledger. Debit Note Register sẽ hiển thị chi tiết các giao dịch trả lại hàng mua.
Tương tự, để xem Credit Note Register, bạn vào Display > Account Books > Journal Register > Credit Note Register hoặc xem trong sổ cái của tài khoản Bán hàng (Sales Ledger) tại Display > Account Books > Ledger > Sales Ledger. Credit Note Register sẽ hiển thị chi tiết các giao dịch trả lại hàng bán.
