Đăng ký kinh doanh tại Texas là bắt buộc đối với các công ty nước ngoài muốn hoạt động tại tiểu bang này. “Công ty nước ngoài” được hiểu là bất kỳ tổ chức nào được thành lập theo luật của một khu vực pháp lý khác ngoài Texas, bao gồm cả các tiểu bang khác của Hoa Kỳ và các quốc gia khác trên thế giới. Việc đăng ký này không phụ thuộc vào vị trí văn phòng kinh doanh chính mà dựa trên nơi công ty được thành lập và luật điều chỉnh hoạt động nội bộ của công ty.
Yêu cầu đăng ký áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, bao gồm công ty cổ phần, công ty hợp danh hữu hạn, công ty TNHH, công ty tín thác kinh doanh, công ty đầu tư bất động sản, hợp tác xã và bất kỳ loại hình doanh nghiệp nước ngoài nào khác mà nếu được thành lập tại Texas sẽ thuộc một trong các loại hình trên.
Tên công ty đăng ký phải tuân thủ các quy định cụ thể, bao gồm việc sử dụng thuật ngữ tổ chức được công nhận, không chứa từ ngữ gây hiểu nhầm về hoạt động kinh doanh và phải là tên chưa được đăng ký tại Texas. Nếu tên pháp lý của công ty không đáp ứng các yêu cầu, công ty phải đăng ký dưới tên giả định (d/b/a), thường được gọi là tên hư cấu. Tên hư cấu này cũng phải tuân thủ các quy định về đặt tên của tiểu bang.
Việc xác định xem một công ty có cần đăng ký tại Texas hay không phụ thuộc vào việc công ty đó có “giao dịch kinh doanh” tại tiểu bang này hay không. Tuy nhiên, luật của Texas không định nghĩa cụ thể thuật ngữ “giao dịch kinh doanh”. Để hỗ trợ xác định, doanh nghiệp có thể tham khảo Mục 9.251 của Bộ luật Tổ chức Kinh doanh Texas (BOC), liệt kê các hoạt động không được coi là giao dịch kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến luật sư chuyên về luật doanh nghiệp hoặc xem xét các phán quyết của tòa án liên quan đến vấn đề này.
Bảng câu hỏi Nexus của Texas, được sử dụng để xác định xem một công ty nước ngoài có “kinh doanh” tại Texas cho mục đích thuế hay không, cũng có thể hữu ích. Mặc dù ngưỡng hoạt động yêu cầu để xác định nexus thuế thường thấp hơn ngưỡng hoạt động yêu cầu đăng ký với Bộ Ngoại giao, nhưng kết quả của bảng câu hỏi này có thể cung cấp thông tin tham khảo cho việc đăng ký. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bảng câu hỏi Nexus không đưa ra câu trả lời chắc chắn cho việc đăng ký với Bộ Ngoại giao.
Việc không đăng ký kinh doanh tại Texas có thể dẫn đến nhiều hình phạt, bao gồm không được phép khởi kiện tại tòa án Texas, bị cấm giao dịch kinh doanh tại tiểu bang, phạt dân sự bằng tổng số lệ phí và thuế lẽ ra phải nộp nếu đăng ký đúng hạn và lệ phí nộp muộn. Lệ phí nộp muộn được tính bằng cách nhân số năm dương lịch (hoặc một phần của năm) đã trôi qua kể từ ngày công ty bắt đầu giao dịch kinh doanh tại Texas với lệ phí đăng ký.
Đối với các công ty hợp danh hữu hạn (LLLP), quy trình đăng ký phức tạp hơn. LLLP nước ngoài giao dịch kinh doanh tại Texas phải nộp đơn xin hai giấy chứng nhận đăng ký, một là công ty hợp danh hữu hạn và một là công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn. Ngoài đăng ký với Bộ Ngoại giao, các công ty nước ngoài cũng cần tìm hiểu về nghĩa vụ thuế, giấy phép và các vấn đề liên quan đến người lao động tại Texas.
