1. Sổ đăng ký Thành viên (Điều 88)
Mục đích: Ghi lại thông tin chi tiết về các cổ đông.
Nội dung:
- Họ tên, địa chỉ và nghề nghiệp của mỗi thành viên.
- Số lượng cổ phần nắm giữ.
- Ngày trở thành thành viên.
- Ngày chấm dứt là thành viên.
- Mã số định danh cá nhân hoặc bất kỳ mã định danh nào khác theo quy định.
- Chi tiết về cổ phần được chuyển nhượng.
Thủ tục:
- Cập nhật khi phát hành hoặc chuyển nhượng cổ phần.
- Thực hiện ghi chép trong vòng 7 ngày kể từ ngày có thay đổi.
2. Sổ đăng ký Giám đốc và Nhân sự quản lý chủ chốt (Điều 170)
Mục đích: Ghi lại thông tin chi tiết về giám đốc và nhân sự quản lý chủ chốt của công ty.
Nội dung:
- Họ tên và địa chỉ của mỗi giám đốc và nhân sự quản lý chủ chốt.
- Ngày sinh.
- Mã số định danh Giám đốc (DIN) hoặc Mã số thuế thường trú (PAN).
- Ngày bổ nhiệm và từ chức.
- Chức vụ giám đốc tại các công ty khác.
Thủ tục:
- Cập nhật ngay lập tức khi có thay đổi.
- Lưu giữ tại trụ sở đăng ký.
3. Sổ đăng ký Tải sản đảm bảo (Điều 85)
Mục đích: Ghi lại chi tiết về các khoản vay và thế chấp của công ty.
Nội dung:
- Ngày tháng và mô tả khoản vay/thế chấp.
- Giá trị khoản vay/thế chấp.
- Tên người/tổ chức nhận thế chấp.
- Tài sản được thế chấp.
Thủ tục:
- Cập nhật ngay lập tức khi tạo hoặc sửa đổi khoản vay/thế chấp.
- Nộp thông tin chi tiết cho Cơ quan đăng ký kinh doanh (RoC) trong vòng 30 ngày.
4. Sổ đăng ký Khoản vay, Bảo lãnh, Đảm bảo và Mua lại (Điều 186)
Mục đích: Ghi lại chi tiết về các khoản vay, bảo lãnh, đảm bảo được cung cấp và mua lại do công ty thực hiện.
Nội dung:
- Ngày giao dịch.
- Tên và địa chỉ của người vay hoặc tổ chức.
- Số tiền liên quan.
- Điều khoản và điều kiện.
- Mục đích của khoản vay, bảo lãnh hoặc đảm bảo.
Thủ tục:
- Cập nhật cho mỗi giao dịch.
- Đảm bảo nghị quyết của hội đồng quản trị và các phê duyệt cần thiết.
5. Sổ đăng ký Hợp đồng và Thỏa thuận mà Giám đốc có liên quan (Điều 189)
Mục đích: Ghi lại chi tiết về các hợp đồng hoặc thỏa thuận mà giám đốc có lợi ích.
Nội dung:
- Ngày của hợp đồng hoặc thỏa thuận.
- Tên của các bên.
- Các điều khoản và điều kiện chính.
- Ngày được hội đồng quản trị phê duyệt.
Thủ tục:
- Cập nhật bất cứ khi nào một hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết.
- Giám đốc phải khai báo lợi ích của mình trước.
6. Sổ đăng ký Tiền gửi (Điều 73)
Mục đích: Ghi lại chi tiết về tiền gửi được chấp nhận hoặc gia hạn.
Nội dung:
- Tên và địa chỉ của người gửi tiền.
- Số tiền và thời hạn của khoản tiền gửi.
- Lãi suất.
- Chi tiết hoàn trả.
Thủ tục:
- Cập nhật khi chấp nhận, gia hạn hoặc hoàn trả tiền gửi.
- Đảm bảo tuân thủ các quy tắc về việc chấp nhận tiền gửi.
7. Sổ đăng ký Quyền chọn mua cổ phiếu của Nhân viên (Điều 62)
Mục đích: Ghi lại chi tiết về các quyền chọn được cấp theo chương trình quyền chọn mua cổ phiếu của nhân viên (ESOP).
Nội dung:
- Số lượng quyền chọn được cấp.
- Tên của nhân viên được cấp quyền chọn.
- Thời gian và điều kiện được hưởng quyền.
- Thời gian và điều kiện thực hiện quyền.
Thủ tục:
- Cập nhật khi cấp hoặc thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu.
- Duy trì hồ sơ chi tiết để báo cáo theo quy định.
8. Sổ đăng ký Giấy chứng nhận Cổ phần được gia hạn và cấp lại (Quy tắc 6 của Quy tắc (Vốn cổ phần và Trái phiếu) của Công ty, 2014)
Mục đích: Ghi lại chi tiết về giấy chứng nhận cổ phần được gia hạn và cấp lại.
Nội dung:
- Tên của người được cấp giấy chứng nhận.
- Số và ngày cấp giấy chứng nhận gốc.
- Ngày cấp giấy chứng nhận được gia hạn hoặc cấp lại.
- Lý do cấp.
Thủ tục:
- Cập nhật khi cấp giấy chứng nhận cấp lại hoặc gia hạn.
- Duy trì sổ đăng ký riêng cho từng loại.
9. Sổ đăng ký Nước ngoài của Thành viên hoặc Người sở hữu Trái phiếu hoặc Người sở hữu Chứng khoán khác (Điều 88(4))
Mục đích: Duy trì sổ đăng ký của các thành viên, người sở hữu trái phiếu hoặc người sở hữu chứng khoán khác cư trú bên ngoài Ấn Độ.
Nội dung:
- Tất cả các chi tiết tương tự như sổ đăng ký thành viên hoặc người sở hữu trái phiếu chính.
Thủ tục:
- Cập nhật thường xuyên và đảm bảo đồng bộ hóa với sổ đăng ký chính.
- Duy trì tại nơi kinh doanh bên ngoài Ấn Độ.
Thủ tục chung để duy trì Sổ đăng ký
- Duy trì vật lý/điện tử: Sổ đăng ký có thể được duy trì bằng vật lý hoặc điện tử.
- Kiểm tra và Trích lục: Cung cấp quyền truy cập cho các thành viên để kiểm tra và cho phép họ lấy trích lục.
- Báo cáo thường niên: Bao gồm chi tiết từ sổ đăng ký trong báo cáo thường niên của công ty được nộp cho RoC.
- Bảo quản: Duy trì sổ đăng ký theo quy định, thường là tối thiểu 8 năm. Việc tuân thủ các bước này đảm bảo tuân thủ Luật Doanh nghiệp năm 2013, giúp tránh bị phạt và các vấn đề pháp lý.
