Thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký công ty từ tỉnh này sang tỉnh khác là một quy trình pháp lý đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt Luật Doanh Nghiệp năm 2013 và các quy định liên quan. Điều 13 của Luật quy định việc thay đổi này cần được Đại hội đồng cổ đông thông qua bằng nghị quyết đặc biệt và được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt. Quy tắc 30 của Nghị định 20/2014/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin phê duyệt Shifting Of Registered Office.
Quy Trình Thay Đổi Địa Chỉ Văn Phòng Đăng Ký
Theo Quy tắc 30, đơn xin phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư phải được lập theo Mẫu số INC-23 kèm theo lệ phí quy định. Hồ sơ cần nộp bao gồm: bản sao Điều lệ công ty, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (thông qua nghị quyết thay đổi Điều lệ), Nghị quyết Hội đồng quản trị hoặc Giấy ủy quyền hoặc Vakalatnama.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần công bố thông tin về việc thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký trên báo bằng tiếng Việt và tiếng Anh theo Mẫu số INC-26, gửi thông báo đến chủ nợ và người sở hữu trái phiếu. Đối với công ty niêm yết, cần thông báo cho Sở Giao dịch Chứng khoán và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trường hợp công ty hoạt động theo luật chuyên ngành, cần thông báo cho cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan.
Nếu không có khiếu nại đối với việc công bố hoặc thông báo, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối thay đổi Điều lệ. Nếu có khiếu nại, buổi điều trần sẽ được tổ chức. Dựa trên bản khai có tuyên thệ của công ty về sự đồng thuận của các bên hoặc phương án giải quyết khiếu nại, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ ra quyết định phù hợp.
Sau khi nhận được quyết định phê duyệt, công ty cần nộp bản sao có chứng thực theo Mẫu số INC-28 kèm theo lệ phí quy định cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở mới (theo Quy tắc 31). Luật Doanh nghiệp 2013 quy định bản sao này phải được nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh của cả hai tỉnh và “Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thể hiện sự thay đổi”.
Khoản 9, Quy tắc 30 cho phép Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đặt ra các điều kiện khi phê duyệt shifting of registered office. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký sẽ không được phép nếu công ty đang bị điều tra, thanh tra, kiểm tra hoặc đang bị truy tố theo quy định của Luật.
Thay Đổi Theo Quy Định Sửa Đổi
Sửa đổi Khoản 9, Quy tắc 30 cho phép shifting of registered office trong trường hợp ban quản lý mới tiếp quản công ty theo kế hoạch phục hồi được cơ quan tài phán phê duyệt theo Điều 31 của Bộ luật Phá sản năm 2016, với điều kiện:
- Không có kháng cáo đối với kế hoạch phục hồi đang chờ xử lý tại Tòa án hoặc Trọng tài.
- Không có cuộc điều tra, thanh tra, kiểm tra nào đang diễn ra hoặc được bắt đầu sau khi kế hoạch phục hồi được phê duyệt.
Việc sửa đổi này làm rõ quy định về shifting of registered office trong trường hợp công ty đang trong quá trình phục hồi, giúp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm cần làm rõ hơn về việc áp dụng Luật Doanh nghiệp và Bộ luật Phá sản trong trường hợp này.
Kết Luận
Shifting of registered office là quy trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ quy định pháp luật và thực hiện đúng thủ tục. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ quy định và tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo quy trình thay đổi địa chỉ được thực hiện chính xác và hiệu quả.
