Việc thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký trong cùng một thành phố là một nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải tuân thủ đúng quy trình pháp lý để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2013, công ty phải duy trì một văn phòng đăng ký có khả năng nhận và xác nhận tất cả các thông báo và thư từ gửi đến công ty trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày thành lập và liên tục sau đó.
Quy trình thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký trong cùng địa phương theo Luật Doanh nghiệp 2013, cụ thể là theo Cổng thông tin MCA V3 mới, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Thông qua Nghị quyết Hội đồng quản trị.
Nghị quyết này cần nêu rõ việc thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký, địa chỉ cũ và địa chỉ mới, cũng như ủy quyền cho ban giám đốc thực hiện các thủ tục cần thiết. Mẫu nghị quyết có thể tham khảo ở phần cuối bài viết.
Bước 2: Nộp mẫu đơn INC-22.
Mẫu đơn này được sử dụng để thay đổi văn phòng đăng ký trong phạm vi cùng thành phố, thị trấn hoặc làng.
Danh sách kiểm tra cho INC-22 theo Cổng thông tin V3:
- Bằng chứng về địa chỉ Văn phòng đăng ký (Văn bản chuyển nhượng/Hợp đồng thuê nhà/Hợp đồng thuê nhà cùng với biên lai tiền thuê) kèm theo giấy ủy quyền tiêu chuẩn trong trường hợp thuê bất động sản.
- Bản sao hóa đơn tiện ích (không quá hai tháng).
- Ảnh chụp Văn phòng đăng ký hiển thị tòa nhà bên ngoài, Ảnh chụp bên ngoài văn phòng có bảng hiệu, Ảnh chụp bên trong văn phòng cũng hiển thị ít nhất một Giám đốc/KM người đang dán DSC vào biểu mẫu điện tử.
Những điểm quan trọng cần lưu ý:
- Chữ ký số (DSC) phải được dán vào biểu mẫu điện tử INC-22 bởi giám đốc có ảnh được hiển thị trong biểu mẫu. Việc tuân thủ yêu cầu này là bắt buộc theo các quy định pháp luật hiện hành.
Công ty phải hiển thị rõ ràng tên và địa chỉ văn phòng đăng ký bên ngoài cơ sở kinh doanh. Việc hiển thị phải bằng chữ rõ ràng và nếu cần, bằng ngôn ngữ địa phương. Việc thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp quá trình thay đổi địa chỉ văn phòng đăng ký diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Mẫu Nghị quyết:
“QUYẾT NGHỊ RẰNG theo quy định của Điều 12 và các quy định hiện hành khác của Luật Doanh nghiệp năm 2013, trụ sở đăng ký của [Tên công ty] được chuyển từ địa chỉ hiện tại sang địa chỉ mới được đề cập ở trên, trong cùng một địa phương thuộc đồn cảnh sát ………………. kể từ ngày ……….
“QUYẾT NGHỊ THÊM RẰNG Hội đồng quản trị được và theo đây được ủy quyền thực hiện tất cả các hành động cần thiết, tham gia vào các thỏa thuận, thực hiện các tài liệu và thực hiện tất cả các hành vi có thể được yêu cầu để chuyển trụ sở đăng ký và tuân thủ tất cả các thủ tục pháp lý, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc nộp các biểu mẫu và tài liệu cần thiết với Cơ quan đăng ký kinh doanh.”
“QUYẾT NGHỊ THÊM RẰNG [Tên Giám đốc], [Chức danh] hoặc bất kỳ người ký tên được ủy quyền nào khác của công ty được ủy quyền ký và gửi bất kỳ đơn đăng ký, biểu mẫu, tài liệu và tuyên bố nào được yêu cầu để thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh và bất kỳ cơ quan có liên quan nào khác.”
