ในช่วงปลายศตวรรษที่ 19 เครื่องบันทึกเงินสดเป็นอุปกรณ์เชิงกลที่ซับซ้อน ประกอบด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหว เฟือง ลูกเบี้ยว และคันโยก ทั้งหมดบรรจุอยู่ในโครงขนาดใหญ่ หน้าที่ของมันเหนือกว่าการจัดการเงินสดเพียงอย่างเดียว มันเป็นการผสมผสานระหว่างระบบรักษาความปลอดภัย เครื่องบัญชี และระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ เครื่องบันทึกเงินสดถูกใช้เพื่อจัดการเครดิต ช่วยให้เจ้าของร้านค้าติดตามยอดค้างชำระและยอดที่ชำระแล้ว
เนื่องจากความซับซ้อนทางกลไกและฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย เครื่องบันทึกเงินสดในยุค 1870 จึงมีราคาค่อนข้างสูง แม้ว่าจะไม่มีตัวเลขที่แน่ชัดเกี่ยวกับต้นทุน แต่ก็สามารถอนุมานได้ว่าเป็นการลงทุนที่สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น เครื่องบันทึกเงินสดของบริษัท National Manufacturing Company วางจำหน่ายในช่วงต้นปี 1878 ในราคา 75 ดอลลาร์ ซึ่งถือเป็นจำนวนเงินที่มากในขณะนั้น
ก่อนที่จะมีเครื่องบันทึกเงินสด เจ้าของร้านค้ามักใช้สมุดบัญชีที่เขียนด้วยลายมือเพื่อติดตามการขาย อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ไม่มีประสิทธิภาพและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายจากความประมาท การไม่รู้หนังสือ ความเกียจคร้าน หรือการทุจริตของพนักงาน การที่เงินสดมักถูกเก็บไว้ในกล่องเงินที่เปิดอยู่ หรือแม้แต่ในกระเป๋าของพนักงาน ยิ่งเพิ่มความเสี่ยงต่อการสูญเสีย
เครื่องบันทึกเงินสดได้รับการโฆษณาอย่างกว้างขวางว่าเป็นโซลูชันป้องกันการโจรกรรม ด้วยการพิมพ์จำนวนเงินที่ทำธุรกรรมบนใบเสร็จรับเงินสำหรับลูกค้าและบนเทปตรวจสอบที่ล็อกไว้ภายในเครื่อง เครื่องบันทึกเงินสดช่วยให้ธุรกรรมมีความโปร่งใสและอนุญาตให้เจ้าของเปรียบเทียบยอดขายรวมกับเงินสดในกล่อง ความสามารถนี้ช่วยลดการสูญเสียจากการโจรกรรมของพนักงานได้อย่างมาก
นอกจากการป้องกันการโจรกรรมแล้ว เครื่องบันทึกเงินสดยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจแก่เจ้าของธุรกิจอีกด้วย ช่วยให้สามารถติดตามยอดขายรายวันตามหมวดหมู่สินค้าและประเภทของธุรกรรม ให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้เครื่องบันทึกเงินสดเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับความสำเร็จของธุรกิจค้าปลีก
แม้ว่าจะมีต้นทุนเริ่มต้นที่สูง แต่มูลค่าที่เครื่องบันทึกเงินสดนำมาในด้านความปลอดภัย การจัดการ และข้อมูลทางธุรกิจ ทำให้เป็นการลงทุนที่สมเหตุสมผลสำหรับเจ้าของร้านค้าหลายรายในยุค 1870 นวัตกรรมนี้ได้วางรากฐานสำหรับการพัฒนาอุตสาหกรรมอุปกรณ์สำนักงานสมัยใหม่
