Proje risk kayıt şablonu kullanmak, risk yönetim sürecinize yapı ve tutarlılık katar. Bu şablon, her bir riski oluşmadan önce hedefleyen kullanıma hazır bir belgedir. Hem PMBOK hem de Prince2, risk kayıt şablonunun başarılı herhangi bir projenin önemli bir bileşeni olduğunu belirtmektedir. Ek olarak, proje yaşam döngüsünün her aşamasının sonunda riskleri gözden geçirebilir ve her bir riskin ne kadar iyi ele alındığını veya önerilen hafifletme eylemlerinin belirli bir riskin kontrol altına alınmasına nasıl yardımcı olduğunu değerlendirebilirsiniz.
Risk kaydını proje planlama sürecinizin başlangıcından itibaren dahil etmelisiniz. Düzenli olarak güncellendiğinde ve ekip üyeleriyle paylaşıldığında, risk kaydı herhangi bir projeyle ilgili riskleri yönetmek ve azaltmak için yararlı bir araç görevi görür.
Ayrıca, iş planlaması sürecinde bir risk kaydı kullanmak aşağıdakileri yapmanıza yardımcı olabilir:
- Risk yönetimi stratejileri için dokümantasyon sağlayın
- Tüm potansiyel riskleri sıralayın
- Risk oluşması durumunda kilit paydaşlar ve üst düzey yönetimle iletişimi sağlayın
- Riski veya etkisini ele almak için gerekli hafifletme eylemlerini belirleyin
- Kaçınılmaz riskler için stratejiler tahmin edin ve hazırlayın
- Açık iletişim ve ekip üyelerinden gelen girdiler yoluyla tanımlanmamış riskleri ortaya çıkarın
- Olasılık ve potansiyel etkiyi azaltmak için eylemleri başlatın
Risk kayıt şablonu, proje sahipleri riskleri belirlemek ve bunlarla mücadele etmek için çalışırken son derece yararlı olsa da, riskleri titizlikle önceden planlamanın bazı dezavantajları vardır. Bunu yapmak bazen törensel karar vermeye yol açabilir ve durumlar üzerinde yanlış bir kontrol yanılsaması yaratabilir. Bununla birlikte, tüm riskler öngörülebilir değildir ve bu da proje planında yanlış bir kesinlik duygusuna yol açabilir. Bu dezavantajların, ortaya çıkmadan önce riskleri belirlemeye ve ele almaya başlasanız bile projenizi etkilememesini sağlamak için açık fikirli olun.
