Günümüzde kredi kartı ve elektronik ödeme yöntemleri yaygınlaşmış olsa da, eski tip kasa sistemleri tamamen nakit parayla çalışırdı. Nakit akışının yönetimi büyük bir titizlik ve doğruluk gerektiriyordu. Karşılaşılan zorluklardan biri de müşterilere para iadesi (cashback) yapmaktı. Peki, bu cashback işlemleri muhasebe kayıtlarına nasıl doğru bir şekilde yansıtılacaktı?
Etkili bir yöntem, cashback tutarını satış gelirinden ayrı tutmaktır. Bu şekilde, cashback gelire dahil edilmez. Daha sonra, bu cashback tutarı küçük nakit kasasından (petty cash) ticari hesaba bir transfer olarak kaydedilir.
Örneğin, bir mağazanın günlük satış geliri 252 milyon VND (KDV dahil) ve toplam cashback talebi 5.6 milyon VND olsun. Başlangıçtaki küçük nakit kasası 14 milyon VND, ancak cashback için 5.6 milyon VND harcanmış olsun.
Satış faturası ödendikten sonra, bir sonraki adım cashback işlemini gerçekleştirmektir. Ticari hesapta, satış geliri zaten kaydedilmiştir. Şimdi, cashback tutarının eklenmesi gerekmektedir.
Toplam cashback tutarına karşılık gelen yeni bir kayıt ticari hesapta oluşturulur.
Bu kayıt daha sonra küçük nakit kasasından transfer olarak etiketlenir.
Bu işlem, ticari hesaptaki bakiyeyi 5.6 milyon VND artıracak ve küçük nakit kasasındaki bakiyeyi aynı miktarda azaltacaktır. Küçük nakit kasasındaki bakiye bu durumda 8.4 milyon VND olacaktır.
Kart ödeme hizmeti sağlayıcısının işlem ücreti ve mağaza sahibine yapılan ödeme, ticari hesaptaki diğer işlemler gibi işlenir.
İşlem ücretinin 1.4 milyon VND ve kalan tutarın 254 milyon VND olduğunu varsayalım. Bu tutar mağazanın banka hesabına aktarılır. İşlem ücreti, alış faturasına kaydedilir. Son transfer, mağazanın banka hesabına transfer olarak etiketlenir ve bu tutar banka ekstresiyle eşleşmelidir.
Eski tip kasa sistemlerinde nakit yönetimi her adımda dikkat ve doğruluk gerektirirdi.
