Yazar kasalar 19. yüzyılın sonlarında icat edildi ve ilk patent 1878’de Dayton, Ohio’lu bir bar sahibi olan James Ritty’ye verildi. İlk ticari model “Ritty’s Incorruptible Cashier” olarak adlandırıldı ve satışları kaydetmek için makinenin içindeki dişlileri döndüren bir krankla çalıştırılıyordu. İlk yazar kasaların temel amacı çalışan hırsızlığını kontrol altına almaktı: bu nedenle para çekmecesinin açıldığını sahibine bildiren bir zil sesi vardı.
Günümüzde modern yazar kasalar, işletmelerdeki rollerini önemli ölçüde genişletti. UPC barkodlarını tarayabilir ve işleyebilir, satışları ve promosyonları takip edebilir, sadakat programları sunmanıza olanak tanır ve elbette nakit, kredi kartı ve banka kartı ile ödeme kabul edebilirler. Bazıları akıllı telefonlar ve saatler aracılığıyla mobil ödemeleri bile kabul edebiliyor.
Bu gelişmelerle birlikte, farklı yazar kasa türleri arasında çok sayıda seçenek mevcut. Günümüz yazar kasalarının neler yapabileceği ve küçük işletmeniz için doğru olanı nasıl seçeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
Yazar kasa, en azından satış işlemlerini kaydeden ve işleyen ve işlem kanıtı (örneğin, makbuz) oluşturan mekanik veya elektronik bir cihazdır. Küçük işletmeler için birçok yazar kasa, kağıt para ve madeni paraları saklamak için kilitlenebilir bir para çekmecesi de içerir.
Yazar kasaların daha gelişmiş işlevleri, günlük toplam satışlar ve nakit bakiyelerinden envanter sistemlerini beslemek için satış verilerinin dışa aktarılmasına ve bahşişlerin otomatik olarak hesaplanmasına kadar uzanır. Modern yazar kasalar genellikle satış noktası (POS) sistemleri olarak adlandırılır.
Küçük işletmeler için yazar kasaların temel özellikleri şunlardır: satış kaydı, ödeme işleme, makbuz yazdırma, nakit depolama ve raporlama. Yazar kasa, satılan her bir kalemin toplam fiyatını hesaplayabilmeli, satış vergisini ekleyebilmeli ve işlemi tamamlamak için ödenmesi gereken toplam tutarı sağlayabilmelidir. Ayrıca nakit, banka kartı ve kredi kartı, temassız ödeme ve hediye çeki gibi farklı ödeme türlerini de işleyebilmelidir.
Piyasada küçük işletmeler için üç ana yazar kasa türü vardır: elektronik yazar kasalar (ECR), satış noktası (POS) sistemleri ve mobil POS sistemleri.
Elektronik yazar kasalar (ECR), nakit ve kredi kartı ödemelerini almak, vergileri hesaplamak, makbuz yazdırmak ve günlük satışları kaydetmek için kullanılan basit masaüstü cihazlardır. Daha gelişmiş ECR modelleri, fiyat bilgilerini otomatik olarak girebilmeniz için barkod okuyucuları destekleyebilir.
Satış noktası (POS) sistemi, nakit, kart veya mobil ödemeleri kabul etmenize ve izlemenize yardımcı olan dijital bir sistemdir. POS yazar kasalar, envanteri takip etmeye ve müşteri bilgilerini toplamaya yardımcı olabilir. Ayrıca bankanıza para transferi, nakit akışını izleme, satış raporları oluşturma, müşteri verilerini görselleştirme ve çalışanları yönetme gibi finansal ve işletme işlevlerini de yerine getirebilir.
Mobil POS sistemleri temelde POS sistemleri gibidir, ancak ödemeleri kabul etmek ve müşterilere her yerde hizmet vermek için oluşturulmuştur. Shopify POS için iPhone’da Dokunarak Öde gibi bazı seçenekler, donanım ihtiyacını tamamen ortadan kaldırır. Yalnızca iPhone’unuzla tüm temassız kart ödemelerini kabul edebilirsiniz.
Bir yazar kasa seçerken, işletme büyüklüğünü, iş türünü, biçimini, işlevselliğini, güvenliğini, entegrasyon ve uyumluluk özelliklerini, maliyetini ve kullanım kolaylığını göz önünde bulundurun. İşletmenizin büyüklüğü ve nakit akışı, ihtiyacınız olan yazar kasa türü için temel belirleyici faktörlerdir.
Yazar kasa seçerken göz önünde bulundurulması gereken sekiz şey şunlardır: işletme büyüklüğü, iş türü, biçimi, işlevselliği, güvenliği, entegrasyon ve uyumluluk özellikleri, maliyeti ve kullanım kolaylığı. Bu faktörleri göz önünde bulundurmak, operasyonunuz için doğru seçimi yapmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, bir düzine ürünle küçük bir seramik işi işletiyorsanız, yüz yüze ödemeleri kabul etmenize, siparişleri yönetmenize ve müşteri profilleri oluşturmanıza yardımcı olacak temel işlevlere sahip bir POS yazar kasa yeterli olacaktır.
Küçük işletmeler için en iyi yazar kasalardan bazıları şunlardır: Shopify POS, Royal POS 1500, Square Register, Vend POS ve Clover. Shopify POS, hem fiziksel hem de online mağazası olan işletmeler için en iyi çözümdür. Esnektir, kurulumu kolaydır ve işletmenizin her yönünü tek bir yerden yönetmenize yardımcı olur — envanter, müşteriler, satışlar, ürünler vb.
POS yazar kasaların maliyeti büyük ölçüde değişir. Temel özelliklere sahip ücretsiz seçenekler ve aylık birkaç yüz dolara mal olabilen seçenekler vardır. Genel olarak, POS sisteminin özellikleri ne kadar güçlü olursa, maliyeti o kadar yüksek olur. Ayrıca işlem başına işlem ücreti ödemeniz gerekebilir. Daha gelişmiş POS sistemleri, Shopify, Squarespace, Wix, Square, BigCommerce ve WooCommerce gibi e-ticaret platformlarının yanı sıra QuickBooks veya Xero gibi muhasebe yazılımlarıyla – hatta bankalar ve ödeme işlemcileriyle – entegre olabilir.
Satış takibi, vergi raporlama amacıyla tüm şirketler için gereklidir ve yazar kasa kullanmak bunu yapmanın en iyi yollarından biridir. Küçük işletmeler için yazar kasa kullanımına ilişkin belirli kurallar, bulunduğunuz yargı alanına bağlıdır. Bulunduğunuz yerde nelerin gerekli olduğunu öğrenmek için yerel yasalarınızı kontrol edin. Evet, ama hepsi değil. Elektronik yazar kasalar da dahil olmak üzere bazı temel yazar kasalar yalnızca nakit kabul eder ve kart ödemelerini işlemek için ek donanım (ve bağlantı özelliği) gerektirir.
