Kasa defteri, işletmenizin tüm çek ve nakit işlemlerini bir muhasebe dönemi boyunca kaydettiğiniz yerdir. İşletmeler, cari çek hesabı bakiyelerini hesaplamak için kasa defteri kullanır.
İşletmenizin ihtiyaçlarına ve tercihlerine bağlı olarak, her çek hesabı için ayrı bir kasa defteriniz olabilir (örneğin, bordro kasa defteri ve faaliyet hesabı kasa defteri).
Kasa defterleri genellikle işlem bilgilerini düzenlemenize ve analiz etmenize yardımcı olan sütunlara sahiptir. Genellikle bir kasa defteri aşağıdaki bölümleri içerir:
- İşlem tarihi
- Çek numarası veya kategori (örneğin, elektrik faturası)
- Açıklama veya notlar
- İşlemle ilgili borç ve alacaklar
- Hesap bakiyesi
Kasa defteri, muhasebe sürecinizin önemli bir parçasıdır. Bu defter, işletmenizin ne tür satın alımlar yaptığını gösterir ve gerekirse harcamalarınızı ayarlamanıza yardımcı olabilir.
Çevrimiçi banka ekstrelerinin aksine, kasa defteri size banka hesabı bakiyenizin ve harcayabileceğiniz paranın gerçek zamanlı kaydını sağlar.
Küçük işletmenizde kasa defteri kullanmanın birçok faydası vardır. Size şunlarda yardımcı olabilir:
- Aşırı harcamadan kaçınma
- Daha iyi bütçeleme
- İşlemlerinizi düzenli ve güncel tutma
- Doğru bakiyeyi görme
- Harcadığınız parayı takip etme
- Hataları bulma (örneğin, eksik çek)
- Banka ekstrelerini mutabıklaştırma
Bir işletme sahibi olarak, kasa defterini nasıl dolduracağınızı bilmeniz gerekir. İşletme işlemlerinizi genel muhasebe defterine kaydetmeden önce kasa defterinize kaydedin.
Doğru bakiyeye sahip olduğunuzdan emin olmak için her nakit harcadığınızda veya çek yazdığınızda kasa defterinizi güncelleyin.
Kasa defterini doldururken, işlem tutarı, işlem tarihi ve işlemin amacı gibi bilgileri içeren tüm işlem ayrımlarını bilmeniz gerekir.
Alacak (para yatırma) kasa defterinizi artırırken, borç (ödeme) kasa defterinizi azaltır.
İşletmenizin kasa defterlerinden birinin nasıl görünebileceğine dair bir örnek aşağıdadır:
| Tarih | Açıklama | Çek No | Borç | Alacak | Bakiye |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.08.2020 | 5.000 TL | 5.000 TL | |||
| 07.08.2020 | Ofis Giderleri | 123 | 200 TL | 4.800 TL | |
| 20.08.2020 | Elektrik Faturası | 150 TL | 4.650 TL | ||
| 25.08.2020 | Nakit Para Yatırma | 500 TL | 5.150 TL | ||
| 28.08.2020 | Satış Geliri | 250 TL | 5.400 TL | ||
| 31.08.2020 | Malzeme Alımı | 124 | 100 TL | 5.300 TL |
Gördüğünüz gibi, aya 5.000 TL bakiye ile başlıyorsunuz. Kasa defterinizdeki gelir ve giderleri hesapladıktan sonra, ay sonunda 5.300 TL’niz oluyor. Aylık bir muhasebe döneminiz olduğunu varsayarsak, 5.300 TL bakiye bir sonraki ayın başında başlangıç bakiyeniz olur.
Bir işletme sahibi olarak, kasa defterinize işlemleri kaydederken birkaç seçeneğiniz vardır. Şunları yapabilirsiniz:
- İşlemlerinizi elle kağıda kaydedin
- Elektronik tablo kullanın
- Muhasebe yazılımı kullanın
Paradan tasarruf etmek istiyorsanız, kalem ve kağıtla kendi kasa defterinizi oluşturmak iyi bir seçenektir. Ancak, zaman alıcı olabilir ve hatalara açık olabilir.
Elektronik tablo, elle tutulan kasa defterine göre bir adım öndedir. Hala sayıları kendiniz girmenizi gerektirir. Ancak, elektronik tablo türünüze bağlı olarak, sizin için bakiye hesaplamaları yapmak üzere formüller ayarlayabilirsiniz (örneğin, dönem başı, cari ve dönem sonu bakiyeleri).
Temel muhasebe yazılımı, kasa defterinizdeki işlemleri düzenlemenize yardımcı olabilir. Yazılım, cari bakiyeyi güncel tutmanıza ve dönem içindeki işlemlerinizin anlık görüntüsünü sağlamanıza yardımcı olabilir. Yazılıma bağlı olarak, kasa defterini belirli bir tarihe göre sıralamak veya işleme dosya eklemek (örneğin, makbuz kopyası) gibi işlemler bile gerçekleştirebilirsiniz. Diğer seçeneklerden daha pahalı olmasına rağmen, muhasebe yazılımı kasa defteri hatalarından kaçınmanıza ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.
Kasa defterinizi düzenlemek için bir işletme çek hesabı açmayı düşünün. İşletme banka hesapları, işletme işlemlerini kişisel harcamalardan ayırmanıza olanak tanır. Kişisel ve işletme işlemlerini birleştirmek, vergi beyannamesi verme, finansal raporlama ve bütçeleme ile ilgili sorunlara neden olabilir.
