Bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi công tác đến California (Cal Travel) và muốn đảm bảo mọi chi phí đều được hoàn trả một cách hợp lệ? Click2register.net sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định, thủ tục và mẹo để tối ưu hóa quyền lợi của mình, giúp bạn an tâm tập trung vào công việc.
1. Cal Travel là Gì và Tại Sao Bạn Cần Quan Tâm?
Cal Travel đề cập đến các quy định và chính sách của bang California liên quan đến việc hoàn trả chi phí đi lại cho nhân viên nhà nước khi thực hiện các nhiệm vụ công tác. Việc nắm vững những quy định này không chỉ giúp bạn nhận được đầy đủ các khoản hoàn trả hợp lệ mà còn đảm bảo tuân thủ đúng luật, tránh các rắc rối pháp lý.
2. Đối Tượng Nào Cần Tìm Hiểu về Cal Travel?
Bất kỳ nhân viên nhà nước nào của bang California, bao gồm:
- Nhân viên được miễn trừ (Exempt employees).
- Nhân viên không thuộc diện đại diện (Excluded employees).
- Nhân viên được đại diện bởi công đoàn (Represented state employees).
Nếu bạn thuộc một trong các nhóm trên và thường xuyên phải đi công tác, việc hiểu rõ Cal Travel là vô cùng quan trọng.
3. Những Chi Phí Nào Được Hoàn Trả Khi Thực Hiện Cal Travel?
Theo chính sách hiện hành của bang, nhân viên có thể được hoàn trả cho các chi phí phát sinh hợp lý, thực tế và cần thiết khi thực hiện công tác, bao gồm:
- Phương tiện di chuyển: Chi phí đi lại (vé máy bay, tàu, xe buýt, v.v.).
- Ăn uống và chi phí phát sinh: Tiền ăn và các chi phí nhỏ khác.
- Chỗ ở ngắn ngày: Chi phí khách sạn, nhà nghỉ (nếu cần).
- Đi lại ngoài tiểu bang: Chi phí đi lại đến các bang khác.
- Đi lại nước ngoài: Chi phí đi lại đến các quốc gia khác.
- Sử dụng xe cá nhân: Chi phí xăng xe, hao mòn xe.
- Các chi phí cần thiết khác: Các chi phí phát sinh khác liên quan đến công tác.
Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn có thể tham khảo các phần trong Sổ tay Nhân sự (HR Manual):
- 2201 – Chính sách Du lịch và Tái định cư
- 2202 – Hoàn trả Chi phí Quãng đường
- 2203 – Phụ cấp và Hoàn trả Chi phí Du lịch
4. Những Thay Đổi Mới Nhất Trong Chương Trình Cal Travel Là Gì?
Để cập nhật những thay đổi gần đây và sắp tới của chương trình Cal Travel, bạn có thể truy cập trang Câu hỏi Thường gặp về Chương trình Du lịch của CalHR.
5. Làm Sao Để Tính Toán Chi Phí Ăn Uống và Chi Phí Phát Sinh (M&IE) Hợp Lệ?
Mức hoàn trả chi phí ăn uống và chi phí phát sinh (M&IE) là mức tối đa, không phải là khoản trợ cấp cố định. Trong trường hợp kiểm toán, nhân viên phải cung cấp biên lai để chứng minh số tiền đã yêu cầu.
5.1. Mức Hoàn Trả M&IE (Đến Hết Ngày 31/12/2023)
| Hạng mục M&IE | Mức Hoàn Trả (Tối Đa) |
|---|---|
| Bữa sáng | Lên đến $7 |
| Bữa trưa | Lên đến $11 |
| Bữa tối | Lên đến $23 |
| Chi phí phát sinh | Lên đến $5 |
| Tổng mức tối đa hàng ngày | Lên đến $46 |
5.2. Mức Hoàn Trả M&IE (Từ Ngày 1/1/2024 Đến Ngày 30/9/2024)
| Hạng mục M&IE | Mức Hoàn Trả (Tối Đa) |
|---|---|
| Bữa sáng | Lên đến $13 |
| Bữa trưa | Lên đến $15 |
| Bữa tối | Lên đến $26 |
| Chi phí phát sinh | Lên đến $5 |
| Tổng mức tối đa hàng ngày | Lên đến $59 |
Lưu ý:
- Theo Sổ tay Nhân sự, biên lai không bắt buộc để yêu cầu hoàn trả chi phí ăn uống và chi phí phát sinh lên đến mức tối đa cho phép.
- Tuy nhiên, nhân viên phải giữ lại biên lai để chứng minh rằng số tiền yêu cầu không vượt quá chi phí thực tế.
- Cơ quan có thể yêu cầu biên lai bất cứ lúc nào.
5.3. Mức Hoàn Trả M&IE (Từ Ngày 1/10/2024)
Bảng dưới đây cung cấp tổng M&IE hàng ngày cũng như mức hoàn trả tối đa cho từng bữa ăn cho các địa điểm du lịch trong và ngoài tiểu bang:
| Hạng Mục | Tổng M&IE (Tối Đa) | Ngày Đầu & Ngày Cuối Chuyến Đi | Bữa Sáng | Bữa Trưa | Bữa Tối | Chi Phí Phát Sinh |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tổng M&IE | Lên đến $68 | Lên đến $51 | $16 | $19 | $28 | $5 |
Giải thích:
- Tổng M&IE: Số tiền tối đa được nhận cho một ngày đi lại duy nhất (không phải ngày đầu tiên hoặc cuối cùng).
- Ngày Đầu & Ngày Cuối Chuyến Đi: Số tiền được nhận vào ngày đầu tiên và cuối cùng của chuyến đi, bằng 75% tổng M&IE.
- Bữa Sáng, Bữa Trưa, Bữa Tối: Các mức riêng biệt cho từng bữa ăn được liệt kê để tham khảo. Nếu bữa ăn được cung cấp cho người đi (ví dụ: bao gồm trong đăng ký hội nghị), chi phí bữa ăn phải được trừ vào tổng M&IE.
6. Chi Phí Sử Dụng Xe Cá Nhân Được Hoàn Trả Như Thế Nào Trong Cal Travel?
Sổ tay Nhân sự mục 2202 – Hoàn trả Chi phí Quãng đường cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm:
- Hoàn trả chi phí quãng đường cho xe cá nhân.
- Hoàn trả chi phí quãng đường cho máy bay tư nhân.
- Biên lai.
Nhân viên phải được chấp thuận trước khi lái xe cá nhân cho công việc của tiểu bang.
6.1. Mức Hoàn Trả Chi Phí Quãng Đường Xe Cá Nhân Năm 2024
| Loại Chi Phí | Mức Hoàn Trả/Dặm |
|---|---|
| Xe cá nhân (công tác) | $0.67 |
| Xe cá nhân (tái định cư được phê duyệt) | $0.21 |
| Máy bay tư nhân (mỗi dặm theo luật định)* | *$1.76 |
*Trừ khi có quy định khác trong MOU hiện hành, mức hoàn trả chi phí quãng đường cho máy bay cá nhân là mức “Máy bay tư nhân” hiện hành được cung cấp trong biểu đồ này.
6.2. Mức Hoàn Trả Chi Phí Quãng Đường Xe Cá Nhân Năm 2025
| Loại Chi Phí | Mức Hoàn Trả/Dặm |
|---|---|
| Xe cá nhân (công tác) | $0.70 |
| Xe cá nhân (tái định cư được phê duyệt) | $0.21 |
| Máy bay tư nhân (mỗi dặm theo luật định)* | *$1.75 |
*Trừ khi có quy định khác trong MOU hiện hành, mức hoàn trả chi phí quãng đường cho máy bay cá nhân là mức “Máy bay tư nhân” hiện hành được cung cấp trong biểu đồ này.
Chi phí quãng đường bao gồm:
- Xăng.
- Chi phí bảo trì (dầu, nhớt, bảo trì định kỳ).
- Bảo hiểm (trách nhiệm pháp lý, thiệt hại, bảo hiểm toàn diện và va chạm).
- Cấp phép và đăng ký.
- Khấu hao và tất cả các chi phí khác liên quan đến vận hành xe.
7. Quy Định Về Hoàn Trả Chi Phí Lưu Trú Ngắn Ngày Trong Cal Travel Như Thế Nào?
Sổ tay Nhân sự mục 2201 – Chính sách Du lịch và Tái định cư và mục 2203 – Phụ cấp và Hoàn trả Chi phí Du lịch cung cấp thông tin chi tiết, bao gồm chính sách hoàn trả chi phí lưu trú và quy trình phê duyệt yêu cầu vượt quá mức chi phí lưu trú.
- Nhân viên phát sinh chi phí lưu trú qua đêm được phê duyệt có thể được hoàn trả.
- Nhân viên phải ở tại các cơ sở lưu trú thương mại phục vụ khách du lịch ngắn ngày, chẳng hạn như khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ, khu cắm trại công cộng, v.v.
- Nhân viên phải cung cấp biên lai để yêu cầu hoàn trả; sẽ không có khoản hoàn trả nào được thanh toán nếu không có biên lai.
- Nếu giá phòng cơ bản vượt quá mức quy định dưới đây, Yêu cầu Phê duyệt Mức Giá Lưu trú Vượt quá (STD 255C) phải được nộp và phê duyệt bởi cơ quan của bạn và/hoặc CalHR trước khi chuyến đi diễn ra.
7.1. Mức Hoàn Trả Chi Phí Lưu Trú Tối Đa Mỗi Đêm
| Quận | Mức Hoàn Trả Tối Đa (Đến 31/12/2023) | Mức Hoàn Trả Tối Đa (Từ 1/1/2024 Đến 30/9/2024) | Xem HR Manual Mục 2203 để biết Mức Giá Lưu Trú có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2024 |
|---|---|---|---|
| Tất cả các quận trừ các quận được liệt kê dưới đây | $90 | $107 | |
| Alameda | $140 | $189 | |
| Thành phố Santa Monica | $150 | $270 | |
| Los Angeles | $120 | $169 | |
| Marin | $110 | $166 | |
| Monterey | $125 | $184 | |
| Napa | $95 | $195 | |
| Orange | $120 | $169 | |
| Riverside | $95 | $142 | |
| Sacramento | $95 | $145 | |
| San Diego | $125 | $194 | |
| San Francisco | $250 | $270 | |
| San Mateo | $140 | $222 | |
| Santa Clara | $140 | $245 | |
| Ventura & Edwards AFB (trừ Santa Monica) | $120 | $169 |
Lưu ý: Ngày có hiệu lực cho Mức Hoàn Trả Chi Phí Lưu Trú Tối Đa đến ngày 31 tháng 12 năm 2023: BU 1, 3, 4, 11, 14, 15, 17, 20 và 21: 4/1/2017 BU 2: 9/13/2016 BU 5: 8/1/2017 BU 6: 7/3/2018 BU 7: 9/13/2016 BU 8: 4/1/2017 BU 9: 9/13/2016. Ngoại lệ: có hiệu lực từ ngày 7/1/2016, mức giá cho Alameda, San Mateo, Santa Clara là $140. BU 10: 10/11/2018 BU 12: 3/15/2017 BU 13: 3/15/2017 BU 16: 5/2/2017 BU 18: 3/15/2017 BU 19: 4/1/2017 Bị loại trừ: 7/1/2016
8. Làm Sao Để Nắm Bắt Kịp Thời Các Thay Đổi Về Chính Sách Cal Travel?
Chính sách Cal Travel có thể thay đổi theo thời gian. Để đảm bảo bạn luôn nắm bắt được thông tin mới nhất, hãy thường xuyên theo dõi các nguồn sau:
- Sổ tay Nhân sự (HR Manual): Đây là nguồn thông tin chính thức và đầy đủ nhất về các quy định của Cal Travel.
- Trang web của CalHR: Trang web này cung cấp các thông báo, cập nhật và câu hỏi thường gặp về chương trình Cal Travel.
- Công đoàn (nếu bạn là thành viên): Công đoàn có thể cung cấp thông tin và hỗ trợ liên quan đến quyền lợi của bạn.
9. Cal Travel và Click2register.net: Giải Pháp Đăng Ký Sự Kiện và Khóa Học Tối Ưu
Click2register.net là nền tảng đăng ký trực tuyến hàng đầu, cung cấp giải pháp toàn diện cho việc quản lý sự kiện và khóa học tại Hoa Kỳ. Với giao diện thân thiện, quy trình đăng ký đơn giản và đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, Click2register.net giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và đăng ký các sự kiện, khóa học phù hợp với nhu cầu của mình.
Một người phụ nữ đang đăng ký tham gia một sự kiện trực tuyến trên máy tính, minh họa sự tiện lợi của Click2Register.net.
10. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Cal Travel
10.1. Tôi Có Thể Được Hoàn Trả Chi Phí Ăn Uống Nếu Bữa Ăn Được Cung Cấp Miễn Phí Không?
Không, bạn phải trừ chi phí của bữa ăn được cung cấp miễn phí vào tổng mức M&IE được phép.
10.2. Tôi Có Cần Giữ Lại Biên Lai Cho Tất Cả Các Khoản Chi Phí Không?
Bạn không cần giữ lại biên lai cho chi phí ăn uống và chi phí phát sinh nếu tổng số tiền yêu cầu không vượt quá mức tối đa cho phép. Tuy nhiên, bạn nên giữ lại biên lai để chứng minh chi phí thực tế nếu cần thiết.
10.3. Tôi Phải Làm Gì Nếu Chi Phí Lưu Trú Vượt Quá Mức Quy Định?
Bạn phải nộp Yêu cầu Phê duyệt Mức Giá Lưu trú Vượt quá (STD 255C) và được phê duyệt trước khi chuyến đi diễn ra.
10.4. Làm Sao Để Biết Mức Hoàn Trả Chi Phí Quãng Đường Mới Nhất?
Bạn có thể tham khảo Sổ tay Nhân sự mục 2202 – Hoàn trả Chi phí Quãng đường hoặc trang web của CalHR để biết thông tin chi tiết.
10.5. Tôi Có Thể Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí Bảo Dưỡng Xe Nếu Sử Dụng Xe Cá Nhân Cho Công Tác Không?
Chi phí bảo dưỡng xe đã được bao gồm trong mức hoàn trả chi phí quãng đường. Bạn không thể yêu cầu hoàn trả riêng cho chi phí này.
10.6. Nếu Tôi Đi Công Tác Ở Nhiều Quận Khác Nhau, Mức Hoàn Trả Chi Phí Lưu Trú Nào Sẽ Được Áp Dụng?
Mức hoàn trả chi phí lưu trú được áp dụng là mức cao nhất trong số các quận mà bạn đã lưu trú.
10.7. Tôi Có Thể Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí Giặt Là Trong Chuyến Đi Công Tác Dài Ngày Không?
Bạn có thể yêu cầu hoàn trả chi phí giặt là nếu chuyến đi công tác của bạn kéo dài hơn một tuần.
10.8. Tôi Có Thể Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí Wifi Khi Đi Công Tác Không?
Bạn có thể yêu cầu hoàn trả chi phí wifi nếu wifi là cần thiết để thực hiện công việc của bạn.
10.9. Tôi Cần Làm Gì Nếu Có Thắc Mắc Về Chính Sách Cal Travel?
Bạn có thể liên hệ với bộ phận nhân sự của cơ quan bạn hoặc tham khảo Sổ tay Nhân sự để được giải đáp.
10.10. Làm Sao Để Đăng Ký Các Sự Kiện Liên Quan Đến Cal Travel?
Hãy truy cập Click2register.net để tìm kiếm và đăng ký các sự kiện, hội thảo liên quan đến Cal Travel.
11. Lời Kêu Gọi Hành Động (CTA)
Bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho các thắc mắc về Cal Travel và muốn đăng ký tham gia các sự kiện, khóa học liên quan? Hãy truy cập Click2register.net ngay hôm nay để khám phá các giải pháp, thông tin và quy trình đăng ký đơn giản, giúp bạn tối ưu hóa chuyến đi công tác của mình tại California!
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 6900 Turkey Lake Rd, Orlando, FL 32819, United States
- Điện thoại: +1 (407) 363-5872
- Website: click2register.net
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Cal Travel. Chúc bạn có những chuyến đi công tác thành công và hiệu quả!
