Quản lý chi phí và đi lại (Expense And Travel Management) là một thách thức lớn đối với mọi tổ chức, dù lớn hay nhỏ. Vậy, làm thế nào để giải quyết bài toán này một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ đi sâu vào vấn đề, cung cấp cái nhìn toàn diện và giải pháp tối ưu, đặc biệt hữu ích cho thị trường Việt Nam.
1. Quản Lý Chi Phí và Đi Lại Là Gì?
Bạn có biết rằng đối với các doanh nghiệp, chi phí đi lại và giải trí (T&E) là loại chi phí khó kiểm soát thứ hai? Hơn nữa, gần một nửa (46%) các công ty không theo dõi báo cáo chi phí để hiểu rõ hơn về các chi phí này.
Khi nhân viên phát sinh các chi phí đi lại liên quan đến công việc, các tổ chức phải nắm bắt, ghi lại và theo dõi chúng một cách hiệu quả. Những chi phí đi lại của nhân viên này cung cấp cho bạn tính minh bạch đối với các chi phí của bạn.
Quá trình nắm bắt, ghi lại và theo dõi các chi phí này được gọi là quản lý chi phí và đi lại.
2. Tại Sao Quản Lý Chi Phí và Đi Lại Lại Quan Trọng?
Theo một nghiên cứu của Hubspot, 44% các công ty không có ý định đầu tư vào một giải pháp quản lý T&E chỉ đơn giản vì họ cảm thấy rằng “các quy trình hiện tại của họ dường như hoạt động đủ tốt”.
Dưới đây là một vài câu hỏi cho bạn thấy tại sao họ lại sai lầm.
- Bạn có đồng ý rằng tính không thể đoán trước của chi phí là rất khó chịu không?
- Điều gì đau đớn hơn? Các quy trình tốn thời gian, chỉnh sửa nhiều lỗi hay thiếu khả năng hiển thị về chi tiêu?
- Bạn có lẽ đã biết nhân viên nghĩ gì về việc lưu giữ biên lai, nộp báo cáo chi phí và sau đó chờ đợi các séc hoàn trả của họ.
- Tôi chắc chắn bạn biết các đội tài chính nghĩ gì về quy trình đối chiếu, xác minh chính sách và thanh toán/từ chối.
Như Uttam Gujrati, Phó Chủ tịch Tài chính tại Onward Technologies, đã nói một cách ngắn gọn:
Ngày nay, tự động hóa trong quy trình đi lại và chi phí là phổ biến hơn. Tuy nhiên, khá nhiều công ty vẫn dựa vào các quy trình thủ công tốn thời gian. Điều này làm giảm năng suất của nhân viên của bạn vì họ dành hàng giờ để ghi lại chi tiết về các chuyến đi công tác của họ.
2.1 Lợi Ích Khi Sử Dụng Click2register.net Để Quản Lý Chi Phí và Đi Lại:
- Tiết kiệm thời gian: Click2register.net giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu thời gian cho việc nhập liệu và xử lý thủ công.
- Kiểm soát chi phí: Dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí đi lại, đảm bảo tuân thủ chính sách của công ty.
- Tăng cường minh bạch: Cung cấp cái nhìn toàn diện về chi tiêu, giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Quy trình đơn giản, nhanh chóng giúp nhân viên hài lòng hơn.
- Dễ dàng truy cập và báo cáo: Truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi và tạo báo cáo một cách nhanh chóng.
3. 5 Giai Đoạn Trong Quy Trình Quản Lý Chi Phí và Đi Lại
3.1 Đặt Yêu Cầu Đi Lại
- Trong một quy trình thủ công, trước tiên bạn phải đặt yêu cầu đi lại và được phê duyệt trước khi bạn thậm chí bắt đầu quy trình đặt phòng. Trong khi đó, trong một quy trình quản lý đi lại và chi phí tự động, cả yêu cầu và phê duyệt đều xảy ra đồng thời.
- Người quản lý của bạn có thể phê duyệt, yêu cầu làm rõ hoặc từ chối yêu cầu theo cách thủ công hoặc thông qua một nền tảng quản lý đi lại và chi phí dựa trên web. Tiến thêm một bước nữa, họ cũng có thể sử dụng một ứng dụng di động để thực hiện việc này một cách dễ dàng.
- Trong quy trình này, phần mềm quản lý đi lại và chi phí (các chính sách đi lại và chi phí được xây dựng trong hệ thống) kiểm tra chéo các đặt phòng để tìm bất kỳ vi phạm chính sách nào và thực hiện các hành động cần thiết.
3.2 Phê Duyệt Đi Lại
Bạn có đồng ý rằng việc phê duyệt sau chi tiêu chủ yếu gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn trả không?
Phần mềm đi lại và quản lý đảm bảo phê duyệt trước hoặc ngay cả khi chi phí phát sinh. Bạn có thể truy cập thông tin đã thu thập bất cứ lúc nào, cho bạn và các đội tài chính của bạn kiểm soát tốt hơn toàn bộ quy trình quản lý chi phí.
Hơn nữa, quy trình phê duyệt được đơn giản hóa vì người quản lý có thể xem, yêu cầu làm rõ (nhiều ứng dụng cung cấp chế độ trò chuyện) và phê duyệt hoặc từ chối ngay lập tức.
3.3 Báo Cáo Chi Phí
Không ai trong số các nhân viên kết thúc chuyến đi công tác lại mong muốn nộp báo cáo đi lại và chi phí của họ! Thật khó khăn để lưu và tập hợp các biên lai và đảm bảo chúng khớp nhau. Thêm vào đó, thời gian chờ đợi là rất khó chịu!
Hãy xem phần mềm quản lý đi lại và chi phí có thể nhanh chóng biến đổi nó như thế nào.
- Nhân viên có thể tiếp tục biên soạn báo cáo chi phí dựa trên chi phí thực tế trong chuyến đi công tác.
- Đồng thời, chi phí được gửi đến các bộ phận hoặc người quản lý liên quan để phê duyệt. Vì vậy, ngay cả khi nhân viên đang kết thúc các chuyến đi công tác, các yêu cầu bồi thường chi phí của họ được gửi, xác minh và thanh toán (không chậm trễ).
- Cuối cùng, nhân viên sẽ truy cập một bản kê chi tiết về chuyến đi, yêu cầu bồi thường và thanh toán.
3.4 Phê Duyệt Yêu Cầu Bồi Thường Chi Phí
Theo một nghiên cứu của Hubspot, 34% các doanh nghiệp tham gia đang tìm cách cải thiện quy trình phê duyệt chi phí của họ.
Mặc dù sự rõ ràng trong việc đi lại và chính sách chi phí là một trong những cách đơn giản nhất để giảm bớt quy trình phê duyệt của bạn, đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi.
- Nhân viên của bạn phải trải qua bao nhiêu lớp phê duyệt? Nhiều phê duyệt là chấp nhận được miễn là nó được lên kế hoạch tốt. Tuy nhiên, nếu nhiều phê duyệt này được thực hiện thủ công, sự chậm trễ chắc chắn sẽ là một vấn đề.
Hãy xem xét tự động hóa như phần mềm quản lý chi phí như Happay, cung cấp quản lý quy trình làm việc đa cấp dễ dàng.
- Các đội tài chính sẽ không phải kiểm tra chéo các yêu cầu bồi thường chi phí giữa nhân viên và người phê duyệt.
3.5 Hoàn Trả
Hoàn trả chi phí đi lại là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý đi lại và chi phí.
Hãy nghĩ về việc chuyển khoản trực tiếp hoặc ghi có vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Nó tiết kiệm thời gian và công sức, và nhân viên nhận được tiền của họ một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, bạn không thể hy vọng cải thiện một quy trình mà không nhấn mạnh vào một hệ thống phản hồi tốt. Do đó, hãy xem xét nhận phản hồi của nhân viên về quy trình vào cuối mỗi chuyến đi.
Phản hồi liên tục và cập nhật thường xuyên cho các quy trình của bạn sẽ đảm bảo quy trình làm việc được hợp lý hóa.
4. Quy Trình Quản Lý Chi Phí và Đi Lại Thủ Công
Một quả bom hẹn giờ kiểm toán!: Theo báo cáo năm 2019 của Tallie về các xu hướng quản lý đi lại và chi phí, chỉ có 27% trong số 600 chuyên gia tài chính được khảo sát có các hệ thống tự động gắn cờ các chi phí ngoài chính sách.
(Vì vậy, các mục không được phép đang được phê duyệt hoặc kế toán đang xem xét báo cáo theo cách thủ công)
4.1 Những Cách Làm Việc Truyền Thống Của Quy Trình Đi Lại và Chi Phí
- Họ gửi báo cáo chi phí/mẫu cho HR (hoặc đội liên quan), và ở đây, bạn xác thực và phê duyệt các chi tiết.
- Hãy giả sử mọi thứ hoạt động hoàn hảo và các phê duyệt đã có. Sau đó, thanh toán được thực hiện.
- Một số tài liệu vật lý, chẳng hạn như vé máy bay, cuống vé tàu, cho thuê xe hơi, biên lai, hành trình sự kiện và email xác nhận chỗ ở, được sử dụng để hỗ trợ yêu cầu bồi thường chi phí.
5. Những Khó Khăn và Thách Thức Của Các Quy Trình T&E Không Hiệu Quả
5.1 Quy Trình Thủ Công
Bạn có biết rằng hơn một nửa (53%) số người tham gia trong nghiên cứu của Tallie đánh giá “nhân viên làm mất biên lai gốc và nộp báo cáo chi phí mà không có biên lai” là thách thức lớn nhất?
Một sự kiện như vậy là phổ biến với các quy trình đi lại và chi phí phức tạp hoặc thủ công. Hãy xem xét một số khó khăn này.
Các quy trình thủ công hoặc bán tự động kéo dài, ăn vào thời gian quý báu của nhân viên, những người có thể tham gia một cách hiệu quả vào các cách khác trong công ty của bạn.
Một số vấn đề quan trọng với quy trình đi lại và chi phí thủ công là
a) Nó không có tổ chức và không hiệu quả
Khối lượng giao dịch lớn thường dẫn đến sự sơ suất (nhân viên và quản lý) và quản lý sai tiền, cuối cùng cản trở sự tăng trưởng.
b) Nó đắt
Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Hiệp hội Du lịch Toàn cầu, các công ty xử lý báo cáo chi phí theo cách thủ công tốn khoảng 20 phút và khoảng 58 đô la.
Hơn nữa, việc sửa lỗi trong các báo cáo như vậy làm tăng thêm 18 phút vào thời gian thêm 52 đô la vào tổng chi phí.
c) Không giúp trải nghiệm của nhân viên
Điều gì làm nhân viên thất vọng nhất? Có, sự chậm trễ trong việc thanh toán các khoản bồi thường và yêu cầu bồi thường.
Có thể làm bực bội cho những người đi công tác thường xuyên để theo dõi các yêu cầu bồi thường cũ chưa được giải quyết ngay cả khi họ bắt đầu các chuyến đi công tác mới.
Đôi khi, sự mơ hồ của các chính sách chi phí đi lại có thể tạo ra các tình huống căng thẳng cho nhân viên. Điều này làm tăng khả năng yêu cầu bồi thường báo cáo chi phí sai.
5.2 Thiếu Khả Năng Hiển Thị
Bạn đã bao giờ nghe câu ngạn ngữ “thời gian là tiền bạc”? Nó hoàn toàn đúng ở đây vì các quy trình quản lý đi lại và chi phí không hiệu quả tốn thời gian.
Ngoài ra, không có khả năng hiển thị vào chi tiêu đi lại.
Vấn đề lớn hơn với các quy trình như vậy là dữ liệu liên quan đến chi tiêu có giá trị mất đi sự liên quan của nó vào thời điểm bạn hoặc các bên liên quan khác truy cập nó. Kết quả là, các quyết định kinh doanh mang tính phản ứng hơn là chủ động.
5.3 Thực Thi Các Chính Sách Đi Lại
Các yêu cầu bồi thường đi lại và chi phí không tuân thủ là một thách thức đối với hầu hết tất cả các tổ chức. Mặc dù các chính sách không rõ ràng là một yếu tố đóng góp, một yếu tố lớn khác là quy trình rườm rà để theo dõi và xác thực đi lại và các chi phí ngẫu nhiên khác.
5.4 Quy Trình Phê Duyệt Phức Tạp
Tổ chức càng lớn, quy trình phê duyệt càng phức tạp và thời gian hoàn thành việc hoàn trả (TAT) càng dài.
5.5 Nguy Cơ Gian Lận
Nó có thể xuất hiện về phía cuối danh sách nhưng gian lận là một vấn đề gây ra nhiều đau khổ nhất. Hoàn trả chi phí (cùng với tiền mặt trong tay) chiếm 30% gian lận chi phí ở khu vực APAC.
Một số báo cáo cho rằng 14,5% [các khoản hoàn trả chi phí] (https://happay.com/blog/expense-reimbursements/) của nhân viên được thực hiện là gian lận hoặc biển thủ. Người ta nói rằng phải mất gần 24 tháng để xác định gian lận hoặc các giao dịch không tuân thủ.
Do đó, rất dễ thấy gian lận có thể là thách thức lớn nhất trong việc xử lý đi lại và chi phí.
5.6 Thiếu Rõ Ràng Trong Chính Sách Đi Lại
Các hướng dẫn không rõ ràng và các thay đổi thường xuyên là những nguyên nhân chính cho các yêu cầu bồi thường chi phí đi lại không tuân thủ.
Cho dù nhân viên yêu cầu chi phí bổ sung, sắp xếp đi lại không được phê duyệt hoặc tỷ lệ quãng đường không chính xác, hãy xem xét sửa đổi chính sách đi lại và chi phí của bạn để làm cho nó rõ ràng và toàn diện.
6. Chính Sách Chi Phí và Đi Lại Là Gì?
Điều đầu tiên bạn chắc chắn rằng bạn có khi bạn bắt đầu một chuyến đi bộ đường dài là gì? Nếu bạn nói “một bản đồ hoặc một hướng dẫn”, thì bạn hoàn toàn đúng. Nếu không có hướng dẫn, bạn sẽ bị lạc và thất vọng trong vòng vài phút sau khi đi bộ đường dài!
6.1 Mục Đích Của Một Chính Sách Tốt:
Hãy xem xét chính sách đi lại và chi phí như bản đồ cung cấp cho bạn một ý tưởng về những gì được và những gì không. Trong trường hợp này, nó cung cấp cho bạn các quy tắc, quy định và hướng dẫn mà bạn có thể tuân theo khi bạn bắt đầu một chuyến đi công tác.
Trong khi quy trình quản lý T&E kết hợp mọi thứ liên quan đến đi lại công tác, thì chính sách đi lại và chi phí đóng vai trò là hướng dẫn cho nhân viên và người sử dụng lao động của một tổ chức.
6.2 Soạn Thảo Một Chính Sách Tốt:
- Xác định rõ loại chi phí có thể được hoàn trả và không thể được hoàn trả cho công ty
- Giáo dục nhân viên về trách nhiệm của họ để kiểm soát và báo cáo đi lại và giải trí.
- Cung cấp sự rõ ràng (chi tiết quy trình làm việc) về chi phí đi lại và quy trình yêu cầu bồi thường.
7. Làm Thế Nào Để Thiết Kế Một Chính Sách Đi Lại Và Chi Phí?
Trước khi bạn bắt đầu chuyến đi bộ đường dài, hãy quyết định xem bạn muốn thực hiện phiên bản ngắn hơn hay chuyến đi bộ đường dài hoàn chỉnh, hãy đảm bảo rằng bạn có những gì bạn cần để vượt qua chuyến đi bộ đường dài, lên kế hoạch cho tuyến đường và ở trên đó!
Chính sách đi lại và chi phí của một tổ chức phải nêu rõ cách nhân viên sẽ đi lại (máy bay, tàu hỏa, xe buýt) và giới hạn về các chi phí đó. Các giới hạn này có thể dựa trên vị trí của nhân viên trong công ty.
Một định nghĩa rõ ràng về trách nhiệm giải trình đảm bảo nhân viên nhận thức được hậu quả của việc không tuân thủ.
Gần như không thể bao quát tất cả các khía cạnh của T&E. Do đó, tốt nhất là bạn nên coi nó như một khuôn khổ luôn phát triển.
8. Tự Động Hóa T&E Là Gì?
Tự động hóa T&E tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc khi bạn dễ dàng vượt qua các quy trình cuối tháng và đối chiếu. Việc quản lý chi tiêu của bạn được cải thiện khi bạn có quyền truy cập vào dữ liệu liên quan và cải thiện khả năng hiển thị chi tiêu chỉ bằng một cú nhấp chuột!
Tự động hóa T&E là quá trình sử dụng phần mềm chuyên dụng (Quản lý chi phí) để nắm bắt, báo cáo, xử lý và hoàn trả chi phí đi lại và các chi phí liên quan của nhân viên để tăng năng suất, đảm bảo tuân thủ và hợp lý hóa quy trình từ đầu đến cuối.
9. Tại Sao Bạn Cần Tự Động Hóa T&E?
Nếu công ty của bạn quản lý chi phí đi lại theo cách thủ công, đây là một điều đáng ngạc nhiên cho bạn:
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu (GBTA) cho thấy rằng việc xử lý một báo cáo chi phí tốn trung bình 58 đô la. Giả sử công ty của bạn có 10 nhân viên đi công tác, những người sau này sẽ gửi 10 báo cáo chi phí. Bạn sẽ chi 580 đô la để xử lý các báo cáo đó.
Ngoài ra, nếu một phần đáng kể nhân viên của bạn thực hiện các chuyến đi công tác thường xuyên và gặp một hoặc nhiều vấn đề sau, thì bạn nên xem xét đầu tư vào một giải pháp quản lý chi phí.
9.1 Tự Động Hóa Việc Đi Lại Và Chi Phí Làm Mọi Người Vui Vẻ!
1. Tuân Thủ
Rào cản lớn nhất bạn sẽ vượt qua với [phần mềm quản lý chi phí] (https://happay.com/blog/best-expense-management-software-tool/) tự động là không tuân thủ. Khi các quy tắc và chính sách được xây dựng trong kiến trúc của hệ thống, các cảnh báo tự động trở thành tiêu chuẩn.
Ví dụ: nếu bạn yêu cầu tạm ứng đi lại vượt quá ngưỡng cho phép, hệ thống sẽ tự động gắn cờ và không cho phép hoặc gửi thông báo để phê duyệt.
Khi tuân thủ của bạn là 100%, các chi phí bổ sung do vi phạm và gian lận được loại bỏ. Vì vậy, dự báo tài chính của bạn chính xác hơn.
2. Hoàn Trả Và Đối Chiếu Nhanh Hơn
Khi bạn biên soạn báo cáo chi phí tự động, các khoản tạm ứng, biên lai và thông tin tuân thủ được gắn thẻ ngay lập tức vào báo cáo và trở nên có sẵn ở trung tâm.
Bây giờ, không chỉ các dấu vết chi phí có thể truy cập và hiển thị cho mọi người, việc hoàn trả và đối chiếu cũng nhanh hơn và không có lỗi.
3. Cổng Thông Tin Đặt Chỗ Đi Lại Được Ủy Quyền Trước
Các giải pháp quản lý chi phí hoàn toàn tự động như [Happay] (https://happay.com/) đi kèm với các cổng thông tin đặt chỗ đi lại tích hợp hoạt động cùng với các công ty đặt chỗ đi lại hàng đầu.
Cho dù đó là đi lại quốc tế, đi lại bằng đường hàng không hay chỉ đơn giản là đặt bữa ăn kinh doanh, cổng thông tin sẽ tìm nạp các tùy chọn đi lại có sẵn tốt nhất với mức giá tốt nhất có thể cho hành trình được đề xuất tuân thủ chính sách đi lại và giới hạn của nhân viên.
4. Khả Năng Hiển Thị Một Điểm Vào Tất Cả Các Chi Phí
Bạn có muốn lợi thế của khả năng hiển thị theo thời gian thực vào tất cả các chi phí của bạn không?
Đương nhiên, nó cho phép bạn xem xét tổng chi phí cho đến nay trước khi cam kết mua hàng trong tương lai. Nó cho phép kiểm soát dòng tiền tốt hơn và tăng độ chính xác của việc dự báo chi phí.
Với các công cụ quản lý chi phí tự động, toàn bộ phạm vi chi phí của công ty bạn có sẵn trên bảng điều khiển và trong thời gian thực.
5. Phân Tích Nâng Cao
Một hệ thống quản lý chi phí tinh vi có thể chuyển đổi dữ liệu chi tiêu đi lại của bạn thành những hiểu biết quan trọng mà bạn có thể sử dụng để thương lượng các thỏa thuận tốt hơn, thúc đẩy tiết kiệm chi phí, cải thiện tuân thủ và tối ưu hóa các quy trình nội bộ.
Dưới đây là một vài câu hỏi mà phần mềm T&E có thể giúp bạn trả lời.
-
% nào của ngân sách hàng năm là T&E của bạn?
-
Loại chi phí lớn nhất của công ty là gì?
- Giá vé máy bay
- Chỗ ở
- Bữa ăn
- Thuê xe
- Khác
-
Các thương hiệu được chi tiêu nhiều nhất trong công ty của bạn là gì?
-
Hãng hàng không được chi tiêu nhiều nhất là gì?
-
Đối tác chỗ ở được chi tiêu nhiều nhất là gì?
-
Các lĩnh vực hoặc khu vực nào mà nhân viên của bạn thường xuyên đi đến?
-
Loại chi phí nào có % không tuân thủ cao nhất?
-
Chi phí thực tế của bán hàng là bao nhiêu?
6. Lưu Trữ Và Kiểm Toán
Các quy trình truyền thống làm cho việc xem lại hoặc kiểm toán các chi phí trong quá khứ trở nên khó khăn. Đó là một trong những lý do tại sao các công ty mất nhiều thời gian để phát hiện ra gian lận. Bạn có thể loại bỏ các quy trình không hiệu quả lưu trữ hàng đống biên lai và báo cáo chi phí.
Với một giải pháp quản lý chi phí tự động, các biên lai và báo cáo được số hóa, cho phép bạn xem lại một chi phí cụ thể được lồng dưới một báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào.
Các giải pháp quản lý chi phí trực tuyến cũng cung cấp 8 năm sao lưu dữ liệu, cho phép bạn đáp ứng các tiêu chuẩn của cơ quan quản lý.
10. Các Phương Pháp Tốt Nhất Để Cải Thiện Quy Trình Đi Lại Và Chi Phí
Có rất nhiều cách để cải thiện quy trình đi lại và chi phí của bạn. Tuy nhiên, đây là một vài ý tưởng để giúp bạn bắt đầu.
10.1 Khả Năng Hiển Thị Chi Tiêu Là Không Thể Thương Lượng
Phần mềm chi phí đi lại tự động, các ứng dụng theo dõi chi phí di động và các ứng dụng đặt chỗ đi lại có thể vô cùng hữu ích trong việc đảm bảo bạn có được một cái nhìn 360 độ về chi phí của bạn.
Ví dụ: sẽ không tuyệt vời nếu bạn chỉ cần nhìn vào các báo cáo để hiểu
- Có nhân viên nào đặt vé hạng nhất không?
- Tổng chi tiêu trong danh mục giá vé máy bay là bao nhiêu?
- Tổng chi tiêu cho một nhà cung cấp cụ thể (chỗ ở hoặc khác) là bao nhiêu?
Với thông tin chi tiết chính xác hơn, bạn có thể hiểu quy trình đi lại và chi phí và sửa đổi nó khi thích hợp.
10.2 Trải Nghiệm Đi Lại Của Nhân Viên Là Rất Quan Trọng
Bạn sẽ hạnh phúc hơn khi làm điều gì đó nếu bạn thích nó. Vâng, trong trường hợp này, khi nó không cồng kềnh!
Khi bạn cải thiện trải nghiệm của nhân viên, nhân viên sẽ có xu hướng tuân thủ các chính sách đi lại và chi phí hơn.
Ví dụ: đảm bảo bạn cải thiện trải nghiệm đi lại bằng cách cung cấp việc sử dụng công cụ tự đặt phòng cho nhân viên của bạn.
10.3 Các Tùy Chọn Thanh Toán Thân Thiện Với Nhân Viên
Thẻ tín dụng doanh nghiệp mang lại sự tiện lợi, vì vậy nhân viên không phải sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của họ để thanh toán cho chi phí đi lại kinh doanh.
Mặt khác, bạn có thể xem xét tham gia các dịch vụ của công ty quản lý đi lại (TMC). Ở đây, khách du lịch cũng được bảo vệ khỏi việc trả tiền cho các sắp xếp đi lại.
10.4 Đi Không Giấy Tờ
Chuyển đổi kỹ thuật số có ý nghĩa đối với mọi người trong tổ chức. Nhân viên có thể nộp các yêu cầu bồi thường chi phí của họ thông qua một hệ thống quản lý chi phí, làm cho nó dễ quản lý hơn cho họ.
Bạn có thể giảm bớt các thủ tục giấy tờ phức tạp cho các bộ phận hành chính và tài chính của bạn.
10.5 Xây Dựng Các Quy Trình Làm Việc Nhanh Hơn
Thiết kế các quy trình làm việc của bạn để bạn có thể tự động phê duyệt các chi tiêu cụ thể và thiết yếu một cách dễ dàng.
Một ví dụ về điều này có thể là tự động từ chối vé hạng thương gia hoặc phê duyệt ngay lập tức chi phí thực phẩm dưới một giới hạn cụ thể.
Tương tự, bạn phải thiết kế một hệ thống phân cấp phê duyệt cho phép quy trình hoàn trả của bạn nhanh chóng và đơn giản.
11. Phần Mềm Quản Lý Đi Lại Và Chi Phí Giúp Đơn Giản Hóa Quy Trình T&E Như Thế Nào?
11.1 Nắm Bắt Chi Phí:
Chuyển đổi kỹ thuật số thông qua các ứng dụng theo dõi chi phí có thể nâng cao trải nghiệm ngay lập tức. Nó nắm bắt các biên lai (công nghệ OCR) và các bằng chứng chi phí khác. Tất cả những gì bạn cần làm là quét các biên lai và lưu trữ chúng dưới một báo cáo chi phí.
Nó đẩy nhanh quy trình cho phép nhân viên nộp chi phí ngay cả trước khi họ hoàn thành chuyến đi. Trên thực tế, nhân viên có thể tiếp tục thêm chi phí ngay cả khi họ phát sinh chúng.
11.2 Nộp Chi Phí:
Điểm khó khăn lớn nhất đối với nhân viên là lưu các biên lai đi lại và nộp báo cáo chi phí, ngay sau một chuyến đi công tác.
Một hệ thống quản lý chi phí loại bỏ điều này bằng cách cho phép nhân viên nộp báo cáo trực tuyến (nền tảng hoặc ứng dụng chi phí).
Khi nhân viên thêm tất cả các biên lai hoặc giao dịch có thể yêu cầu bồi thường, các tệp sẽ được hoàn thành và gửi đến người quản lý thích hợp hoặc bàn đi lại của công ty để phê duyệt, làm cho quy trình nộp chi phí không cần giấy tờ.
11.3 Giai Đoạn Phê Duyệt:
Bất kể giao thức tuân thủ của bạn phức tạp đến mức nào, một nền tảng quản lý chi phí được thiết kế tốt có thể xử lý phê duyệt chi phí một cách dễ dàng.
Vì vậy, khi một nhân viên gửi một báo cáo chi phí, nó sẽ tự động được giới thiệu như một mục đang chờ xử lý trong bảng điều khiển của người quản lý.
Các bộ phận tài chính không cần phải quay lại để đảm bảo các phê duyệt đã có, và người quản lý không cần phải lo lắng về các phê duyệt đang chờ xử lý.
11.4 Tuân Thủ Đi Lại
“Tính năng Kiểm toán Thông minh của Happay tăng cường tuân thủ, giảm gian lận chi phí và tự động gắn cờ các bất thường chi tiêu – Điều này làm giảm thời gian xác minh chi phí của bạn xuống 80%”
Phần mềm quản lý chi phí đóng một vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình tuân thủ. Nó loại bỏ các yêu cầu bồi thường không tuân thủ, đảm bảo bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với chi phí.
Phần mềm quản lý chi phí như Happay có thể được thiết kế tùy chỉnh để kết hợp tất cả các chính sách và hướng dẫn vào hệ thống.
Vì vậy, khi nhân viên bắt đầu yêu cầu bồi thường đi lại, hệ thống sẽ chạy kiểm tra thông qua các chính sách để xem liệu yêu cầu có tuân thủ hay không. Nếu không, thì nó sẽ được gắn cờ, và các thông báo được gửi ngay lập tức (hành động được đề xuất tại thời điểm này sẽ theo nhu cầu kinh doanh).
Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng các hệ thống quản lý chi phí tự động là tuân thủ 100%. Dự báo của bạn được cải thiện đáng kể, và các chi phí bổ sung phát sinh do vi phạm và gian lận được loại bỏ.
11.5 Kế Toán
Một trong những điểm khó khăn chính trong quy trình đi lại và chi phí là xác thực các yêu cầu bồi thường chi phí và thời gian mất đi khi quay lại giữa nhân viên (làm rõ) và người quản lý (phê duyệt đang chờ xử lý).
Với một hệ thống tự động, đội tài chính có thể giám sát chi phí (có sẵn trong thời gian thực) và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Một lợi thế khác là khả năng luôn sẵn sàng kiểm toán. Ví dụ, kiểm toán thông minh của Happay cung cấp cho bạn sự kiểm soát, hiệu quả và tốc độ tốt hơn trên toàn doanh nghiệp đồng thời đảm bảo cho bạn một chu kỳ hoàn trả là năm ngày hoặc ít hơn.
12. Chọn Phần Mềm Phù Hợp Cho Quản Lý Đi Lại Và Chi Phí
12.1 Nhu Cầu Và Tính Năng Kinh Doanh:
Câu ngạn ngữ “Một kích thước phù hợp với tất cả” không phù hợp ở đây!
Các công ty có nhu cầu riêng, và bạn phải giải quyết chúng một cách thích hợp. Bắt đầu bằng cách hiểu quy trình hiện tại của bạn và những thách thức bạn phải đối mặt. Nó sẽ cho phép bạn đặt mục tiêu phù hợp, cung cấp sự rõ ràng về các tính năng bạn phải nhấn mạnh trong quá trình lựa chọn.
12.2 Ngân Sách:
Bước tiếp theo là xác định ngân sách cho dự án. Xem xét các tính năng bạn cần trong phần mềm đi lại và chi phí, bạn phải tìm kiếm các nhà cung cấp đi lại và chi phí tự động, những người sẽ cung cấp những điều tương tự với mức giá tốt nhất.
12.3 Tùy Chỉnh:
Chính sách đi lại của công ty là duy nhất cho các tổ chức. Bạn phải đầu tư vào phần mềm quản lý đi lại mang lại cho bạn sự tiện lợi của việc kết hợp tất cả các chính sách của bạn. Hơn nữa, bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi trong tương lai mà không có bất kỳ sự gián đoạn nào.
12.4 Dễ Sử Dụng:
Ngoài việc cải thiện hiệu quả tổng thể, phần mềm quản lý đi lại tự động tác động đáng kể đến trải nghiệm người dùng. Vì vậy, hãy chú ý đến các tính năng “dễ sử dụng” và đánh giá cách chúng có thể cải thiện trải nghiệm đi lại. Một số câu hỏi cần xem xét bao gồm:
- Trải nghiệm UI/UX trực quan đến mức nào?
- Nhà cung cấp có cung cấp nhiều nền tảng không?
12.5 Hỗ Trợ:
Hỗ trợ khách hàng phải là một cân nhắc quan trọng khi bạn chọn phần mềm quản lý đi lại phù hợp. Hơn nữa, nhân viên đi lại có thể cần hỗ trợ trong chuyến đi của họ.
Tìm hiểu xem nhà cung cấp của bạn có cung cấp một nền tảng đi lại và chi phí tích hợp cung cấp hỗ trợ 24/7 hay không và làm như vậy thông qua các kênh dễ tiếp cận khác nhau.
12.6 Tích Hợp:
Dữ liệu đi lại được sử dụng và yêu cầu trên toàn tổ chức cho nhiều mục đích. Để đảm bảo rằng việc truy cập dữ liệu là liền mạch, phần mềm quản lý đi lại phải tích hợp tốt với các hệ thống hiện có của bạn (HRMS, CRM và ERP).
Cuối cùng, liên hệ với các nhà cung cấp của các hệ thống phần mềm như vậy, thiết lập các bản trình diễn và đảm bảo tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình chọn sản phẩm phù hợp.
Hoàn thiện dựa trên cách sản phẩm xếp hạng so với các đồng nghiệp, tính năng và hỗ trợ khách hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp.
13. Click2register.net – Phần Mềm Quản Lý Đi Lại Và Chi Phí Tốt Nhất
click2register.net cung cấp phần mềm quản lý đi lại và chi phí tốt nhất cho tổ chức của bạn. Đi tiên phong trong nhiều đổi mới, chúng tôi tiếp tục phá vỡ những nền tảng mới trong ngành. Các tính năng sáng tạo đầu tiên trong ngành của chúng tôi bao gồm
- Xpendite – Một công cụ tích hợp ghi lại chi phí tại nguồn (hóa đơn thẻ tín dụng, email, SMS, v.v.).
- Kiểm Toán Thông Minh – Nền tảng được hỗ trợ bởi AI của chúng tôi tự động chọn dữ liệu từ hóa đơn và kiểm tra gian lận và vi phạm chính sách.
- Phân Tích Thông Minh – Cung cấp một cái nhìn thời gian thực về chi tiêu, vi phạm chính sách và sử dụng ngân sách của bạn.
- Theo Dõi Tuyến Đường – Đây là một nền tảng tự động cho phép bạn đảm bảo tuân thủ chính sách và tính toán chi phí quãng đường cho nhân viên hiện trường
Chúng tôi cung cấp các giải pháp cấp doanh nghiệp và tự động hóa T&E từ đầu đến cuối để bạn có thể quản lý tất cả các chi phí liên quan đến đi lại trên một nền tảng duy nhất. Chúng tôi được tích hợp sâu sắc với các công ty quản lý đi lại, ERP và
