Ngày nay, việc thanh toán bằng thẻ tín dụng và các hình thức điện tử đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, “Cash Register Back In The Day” – quầy thu ngân thời xưa – lại vận hành hoàn toàn bằng tiền mặt. Việc quản lý dòng tiền mặt đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao. Một trong những khó khăn thường gặp là việc xử lý tiền hoàn lại (cashback) cho khách hàng. Làm thế nào để ghi nhận chính xác các khoản cashback này vào sổ sách kế toán?
Một phương pháp hiệu quả là tách biệt khoản cashback với doanh thu bán hàng. Bằng cách này, cashback sẽ không được tính vào thu nhập. Sau đó, khoản cashback này sẽ được ghi nhận như một khoản chuyển từ quỹ tiền mặt nhỏ (petty cash) sang tài khoản thương mại.
Ví dụ, một cửa hàng có doanh thu bán hàng trong ngày là 252 triệu đồng (đã bao gồm VAT), tổng số tiền cashback yêu cầu là 5.6 triệu đồng. Quỹ tiền mặt ban đầu là 14 triệu đồng, nhưng đã chi 5.6 triệu đồng cho cashback.
Sau khi hóa đơn bán hàng được thanh toán, bước tiếp theo là xử lý khoản cashback. Trong tài khoản thương mại, doanh thu bán hàng đã được ghi nhận. Bây giờ, cần thêm khoản cashback vào.
Một khoản ghi nhận mới sẽ được tạo ra trong tài khoản thương mại với số tiền tương ứng với tổng cashback.
Khoản ghi nhận này sau đó được gắn thẻ là khoản chuyển từ quỹ tiền mặt nhỏ.
Việc này sẽ làm tăng số dư trong tài khoản thương mại lên 5.6 triệu đồng và giảm số dư trong quỹ tiền mặt nhỏ một khoản tương ứng. Số dư quỹ tiền mặt nhỏ lúc này sẽ là 8.4 triệu đồng.
Phí giao dịch của đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán thẻ và khoản thanh toán cho chủ cửa hàng được xử lý như bất kỳ giao dịch nào khác trong tài khoản thương mại.
Giả sử phí giao dịch là 1.4 triệu đồng và số tiền còn lại 254 triệu đồng được chuyển vào tài khoản ngân hàng của cửa hàng. Phí giao dịch sẽ được ghi nhận vào hóa đơn mua hàng. Khoản chuyển khoản cuối cùng được gắn thẻ là chuyển khoản đến tài khoản ngân hàng của cửa hàng, số tiền này phải khớp với sao kê ngân hàng.
Việc quản lý tiền mặt tại quầy thu ngân thời xưa đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác trong từng bước.
